Dropbox là một trong những ứng dụng hay dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến nhất hiện tại và ở Việt Nam thì Dropbox cũng đã có mặt từ rất lâu. Trong số những anh em ở đây thì hầu hết đều đã biết hoặc đang sử dụng Dropbox, còn nếu bạn chưa từng dùng Dropbox bao giờ thì mình sẽ chia sẻ TOP 5 tính năng nổi bật của Dropbox ở thời điểm hiện tại.



Dropbox cũng giống như bao dịch vụ lưu trữ đám mây khác, có gói miễn phí và gói trả phí, cũng như có gói dành cho doanh nghiệp hoặc các team làm việc nhóm. Gói hiện tại của mình đang dùng là gói Dropbox Advanced dùng chung cho các bạn khác trong công ty. Mức giá của Dropbox thì bạn có thể tham khảo tại đây. Bây giờ xin chia sẻ với các bạn tính năng đầu tiên là Dropbox Sync.

Khả năng đồng bộ tuyệt vời của Dropbox - Dropbox Sync

Một trong những tính năng cốt lõi nhất của bất kì một dịch vụ lưu trữ đám mây nào. Nếu bạn ở trong một nhóm làm việc trên những tài liệu khác nhau, Dropbox Sync tự động cập nhật các tệp trên tất cả thiết bị liên kết với tài khoản người dùng và những người được chia sẻ tệp để cộng tác. Tính năng này quan trọng cho cộng tác từ xa hiệu quả, đảm bảo mọi thành viên nhóm làm việc với phiên bản mới nhất, tránh nhầm lẫn do các phiên bản cũ.

Thành viên nhóm có thể truy cập tệp đồng bộ hóa qua ứng dụng Dropbox trên máy tính, ứng dụng web hoặc ứng dụng di động. Dropbox duy trì lịch sử phiên bản tệp, cho phép quay lại trạng thái trước đó nếu cần.


Khả năng đồng bộ của Dropbox còn có thể chọn lọc, cho phép người dùng chọn thư mục để đồng bộ, hữu ích cho thiết bị có dung lượng hạn chế. Đối với một dịch vụ lưu trữ đám mây, khả năng đồng bộ trong các phiên làm việc là cực kì quan trọng, nếu mà một dịch vụ có kết nối không tốt thì sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả và năng suất công việc. Đối với mình, Dropbox là dịch vụ có khả năng đồng bộ ổn định và tốc độ cao nhất trong số những dịch vụ mình đã từng dùng.

Dropbox Transfer

Đây là tính năng để giúp người dùng có thể gửi những tệp tin dung lượng lớn không thể gửi qua email. Bạn cứ tưởng tượng xem bạn có một tệp tin vài GB đến vài chục GB cần gửi cho đối tác hoặc gửi cho đồng nghiệp, email là không thể, vậy bạn gửi qua ứng dụng chat? Không cần điều đó nữa, hãy dùng Dropbox Transfer.


Bạn không cần phải có tài khoản Dropbox để sử dụng Transfer, chỉ cần bạn có link, bạn sẽ có thể tải được dữ liệu trong link đó, nhưng lưu ý, chỉ có người nhận link và người tải link mới không cần tạo tài khoản Transfer, còn người tạo link thì vẫn có tài khoản. Người tạo link có thể bảo vệ dữ liệu bằng mật khẩu, thêm ngày hết hạn truy cập, thông báo khi người nhận tải tệp tin xuống...

Bạn cũng có thể tùy chỉnh về background để cá nhân hóa hơn, bao gồm chèn hình nền hoặc logo công ty.


Rõ ràng với nhóm làm việc từ xa, việc chia sẻ này sẽ giải quyết vấn đề gửi các tệp tin lớn giữa các thành viên với nhau, đơn giản hóa việc chia sẻ với khách hàng, đối tác...Mình đã từng làm việc với vài đối tác họ gửi những driver, NDA hay các guideline qua Dropbox Transfer rồi và nó cực kì tiện lợi.

Dropbox Rewind

Tính năng hay ho thứ hai của Dropbox cho phép người dùng hoàn tác hàng loạt thay đổi và khôi phục các tệp hoặc thư mục về một thời điểm cụ thể trong lịch sử của chúng. Công cụ này đặc biệt quan trọng đối với các nhóm làm việc từ xa, nơi dữ liệu dễ bị mất do nhiều yếu tố như xóa nhầm, chỉnh sửa không mong muốn, sự cố phần mềm hoặc tấn công phần mềm độc hại.

Trong môi trường làm việc từ xa, nhân viên thường hoạt động độc lập và có thể thiếu sự hỗ trợ kỹ thuật tại chỗ. Dropbox Rewind cung cấp một giải pháp tự phục vụ để nhanh chóng khôi phục dữ liệu, giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và nguy cơ mất dữ liệu vĩnh viễn.

Các thành viên trong nhóm có thể sử dụng Dropbox Rewind thông qua bản web của ứng dụng, để khôi phục các phiên bản trước của tệp hoặc thư mục. Công cụ này cho phép người dùng điều hướng qua biểu đồ hoạt động để chọn ngày giờ chính xác cần khôi phục, quay ngược không gian làm việc về trạng thái mong muốn. Dropbox có thể điều chỉnh việc thêm tệp không mong muốn hay những hành động vô tình như xóa tài liệu quan trọng, chỉnh sửa tệp hay đổi tên, giờ đây Dropbox Rewind có thể giúp người dùng hoàn tác các tác vụ này để tránh thay đổi hay làm mất dữ liệu quan trọng và cần thiết.


Có lẽ sẽ có nhiều thắc mắc rằng Rewind khác gì với các tính năng khôi phục dữ liệu tiêu chuẩn. Rewind được thiết kế để giải quyết các sự cố mất dữ liệu quy mô lớn ảnh hưởng đến nhiều tệp hoặc thư mục cùng một lúc.

Các trường hợp mà bạn có thể dùng Rewind có thể kể đến khôi phục toàn bộ thư mục bị xóa nhầm, hoàn tác các chỉnh sửa không chính xác áp dụng cho nhiều tài liệu, khôi phục tệp và thư mục sau khi bị tấn công virus hoặc ransomware hay hoàn nguyên thư mục về thời điểm trước khi xảy ra truy cập trái phép.


Việc sử dụng Rewind cực kì đơn giản, bạn chọn một folder cụ thể hoặc chọn toàn bộ folder cá nhân hoặc công việc > Sau đó chọn tính năng "Rewind this folder" và một cửa sổ bên phải sẽ xuất hiện.

Tiếp đến bạn chọn thời điểm mà bạn muốn hoàn tác lại và sau đó nhấn chọn Rewind là xong.


Tuy vậy để kích hoạt và sử dụng được Rewind, nếu bạn làm việc trong một nhóm, bạn phải nhờ admin cấp quyền Rewind cho bạn thì mới sử dụng được, mặc định sẽ chỉ có admin của nhóm làm việc mới thực hiện được tính năng này. Và dĩ nhiên, Rewind hiện tại vân còn một vài hạn chế nhất định, có thể kể đến như nó không thể hoàn tác các thay đổi xảy ra bên ngoài lịch sử phiên bản được chỉ định của tài khoản, hay không thể khôi phục các tệp đã bị xóa vĩnh viễn sau thời gian lưu giữ.

Nói tóm lại, Rewind đóng vai trò như một cỗ máy thời gian, có thể nhanh chóng đưa các dự án trong một nhóm làm việc từ xa về trạng thái an toàn trước đó trong trường hợp xảy ra lỗi.

Dropbox Backup

Là một công cụ quan trọng cho các nhóm làm việc từ xa, giúp tự động sao lưu an toàn các tệp và thư mục quan trọng từ máy tính (PC và Mac) và ổ cứng ngoài vào tài khoản Dropbox. Với máy tính, nó sẽ backup các folder mặc định của máy, ví dụ macOS thì sẽ là các folder Documents, Desktop, Videos, Pictures, Movies mà thôi.

Trong môi trường làm việc từ xa, việc bảo vệ dữ liệu là rất cần thiết. Dropbox Backup cung cấp một giải pháp tự động và đáng tin cậy để sao lưu dữ liệu, giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu và đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh hoặc chỉ đơn thuần là mục đích sao lưu cá nhân.


Dropbox Backup sẽ hoạt động tự động và bạn chỉ cần thiết lập 1 lần đầu tiên mà thôi. Quá trình khôi phục tệp cũng rất đơn giản và nhanh chóng, giúp người dùng dễ dàng lấy lại các tệp bị mất hoặc xóa nhầm mà không cần nhiều kiến thức hay am hiểu về kỹ thuật.


Đối với macOS, để thực hiện backup, bạn chọn icon Dropbox trên menu bar > Chọn avatar của bạn ở góc phải > Chọn preferences > Chọn Backup.

Tiếp đến, chọn folder mà bạn muốn backup, ở đây sẽ có các folder như mình đã nói ở trên. Lưu ý quan trọng, các folder đã được đồng bộ với iCloud sẽ không thể đồng bộ với Dropbox, hay nói cách khác, bạn chỉ có thể dùng 1 là iCloud và 2 là Dropbox Backup mà thôi.

Quá trình đồng bộ sẽ tùy vào lượng dữ liệu mà bạn có. Đối với iCloud, mặc định sẽ chỉ đồng bộ và sao lưu thư mục Desktop cũng như Documents mà thôi, còn Dropbox thì có thể đồng bộ hết các thư mục mặc định của macOS.

Bạn có thể dễ dàng quản lý các file sao lưu trên giao diện Dropbox một cách trực quan, xem lại các file đã sao lưu, xóa các file quá cũ, restore lại các file đã vô tình xóa....

Dropbox Sign

Đây là một giải pháp kỹ thuật số an toàn và hiệu quả cho phép người dùng yêu cầu, nhận và quản lý chữ ký điện tử hợp pháp trên tài liệu. Điều này đặc biệt quan trọng cho các nhóm làm việc từ xa, nơi trao đổi tài liệu vật lý không thực tế và tốn thời gian. Dropbox Sign giúp hoàn tất hợp đồng, thỏa thuận và giấy tờ quan trọng một cách nhanh chóng và an toàn, bất kể vị trí địa lý. Nó loại bỏ những rắc rối của việc in ấn, ký tay, quét và gửi thư, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.

Tất cả các gói lưu trữ doanh nghiệp của Dropbox hiện tại thì đều đã được tích hợp sẵn chức năng Dropbox Sign, tuy nhiên sẽ bị giới hạn chỉ được gửi đi 3 tài liệu ký / 1 tháng. Vì vậy, để unlock được đầy đủ chức năng của Dropbox Sign, người dùng sẽ phải trả thêm tiền mua license cho Dropbox Sign.

Các ưu điểm chính của Dropbox Sign:

• Dropbox Sign cho phép chuyển đổi các tài liệu thường xuyên sử dụng thành các mẫu có thể tái sử dụng. Các mẫu này giữ lại định dạng và trường chữ ký đã thiết lập, cho phép nhanh chóng điền chi tiết cụ thể mà không cần thiết lập lại từ đầu.

• Dropbox Sign tích hợp với các công cụ kinh doanh dựa trên đám mây phổ biến như Dropbox, OneDrive, Microsoft Word, Google Doc, Microsoft OneDrive. Điều này cho phép bắt đầu yêu cầu chữ ký và truy cập tài liệu đã ký trực tiếp từ môi trường làm việc quen thuộc, tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng năng suất.

• Dropbox Sign cung cấp tùy chọn tùy chỉnh như thêm logo công ty, thiết lập logic có điều kiện cho trường biểu mẫu, thu thập tệp đính kèm và thiết lập lời nhắc tự động. Nó cũng hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, phục vụ cho các nhóm làm việc từ xa đa quốc gia. Tuy nhiên, Dropbox Sign hiện tại chưa hỗ trợ màu chữ ký có màu khác ngoài màu đen.
• Dropbox Sign có thể truy cập và dễ sử dụng trên mọi thiết bị. Người nhận có thể xem xét và ký tài liệu từ máy tính để bàn, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh, mang lại sự tiện lợi tối đa.
• Dropbox Sign có tính năng tự động hóa, cho phép người gửi thiết lập lời nhắc tự động cho người nhận chưa ký tài liệu. Nó cũng cung cấp cập nhật trạng thái theo thời gian thực và thông báo toàn diện về vòng đời tài liệu.
• Chữ ký điện tử thu được qua Dropbox Sign có giá trị pháp lý theo Đạo luật ESIGN năm 2000.
• Nó cũng triển khai các tính năng bảo mật tiên tiến như xác thực dữ liệu mạnh mẽ, công nghệ tài liệu chống giả mạo và mã hóa đầu cuối.

Nói một cách đơn giản, khi có Dropbox Sign, bạn sẽ tiết kiệm được cả thời gian và tiền bạc( chi phí di chuyển, in ấn...) cho việc tất toán một hợp đồng hoặc ký tá một hợp đồng.


Giao diện của Dropbox Sign cực kì dễ sử dụng và quản lý tài liệu, hợp đồng cũng như chữ ký.


Hai cột bên phải sẽ liệt kê các bản hợp đồng hoặc tài liệu đã ký và bản nháp. Hai cột bên trái hiển thị các tài liệu đang chờ được ký kết và còn tồn đọng của chính bạn hoặc của sếp, dù là thư ký hay sếp nhìn vào cũng sẽ biết được cụ thể lượng công việc còn tồn đọng.


Ngoài việc ký trực tiếp, bạn cũng có upload chữ ký với định dạng PNG, JPG...với dung lượng không quá 1MB. Bạn cũng có thể thêm logo của công ty, định dạng ngày tháng, họ và tên...


Nếu bạn không phải là người trực tiếp ký kết hợp đồng, bạn có thể chia sẻ hợp đồng đến với người ký, bằng cách gửi qua địa chỉ email.

Ngoài 5 tính năng nổi bật ở trên, sắp tới Dropbox sẽ ra mắt Dropbox Dash, công cụ tìm kiếm đa năng dùng AI, giải quyết vấn đề phân mảnh thông tin trong làm việc từ xa. Nó cho phép tìm kiếm trên nhiều dịch vụ đám mây như Google Drive Notion, Canva, Asana...giúp quản lý tập trung thông tin phân tán. Công cụ này hỗ trợ chia sẻ kiến thức trong đội nhóm mượt mà hơn, tăng hiệu quả làm việc từ xa Dropbox không chỉ là dịch vụ lưu trữ mà đã trở thành nền tảng toàn diện cho không gian làm việc phân tán.