Một công cụ mạnh mẽ và cực kỳ phổ biến cho công việc văn phòng là Office 365 vừa được triển khai các tính năng AI với Copilot Pro. Anh em Việt Nam đã có thể sử dụng được tất cả các tính năng này, sử dụng hoàn toàn bằng tiếng Việt luôn. Bên dưới đây là tổng quan các tính năng và những gì mà Copilot Pro làm được trong Office 365 nhé.

Giới thiệu về Copilot trong Office 365

Copilot được Microsoft giới thiệu là một tính năng thông minh trong Office 365 giúp người dùng tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả công việc. Copilot có thể gợi ý, tự động hoàn thành và hỗ trợ người dùng thực hiện các tác vụ phức tạp một cách dễ dàng và nhanh chóng. Và sau gần 1 năm kể từ khi ra mắt, cuối cùng thì các bạn tại thị trường Việt Nam cũng đã được chính thức sử dụng.

Tóm tắt các lợi ích của việc sử dụng Copilot

• Rút ngắn thời gian làm slide trình chiếu: Copilot có thể hỗ trợ tạo sẵn sườn của nội dung, tạo ra các slide theo chủ đề bài viết, có sẵn nội dung nền trong đó. Sau đó chúng ta hoàn thiện, việc này rút ngắn khá nhiều các thao tác tạo slide, dàn hàng. Có thể tìm nội dung cần tìm với Copilot ngay trong giao diện slide.
• Quản lý email hiệu quả hơn trong Outlook, tìm kiếm email bằng ngôn ngữ tự nhiên nhanh hơn, đọc nhanh loop mail dài, hỗ trợ tóm tắt, hỗ trợ hoàn thiện nội dung email.
• Hỗ trợ gợi ý các hàm, hỗ trợ xử lý các vấn đề trong Excel. Tạo nhanh cái nhìn trực quan và tổng thể về bảng tính đang xem.
• Cải thiện độ chính xác: Copilot có khả năng gợi ý và kiểm tra lỗi, giúp giảm thiểu sai sót, đặc biệt là lỗi chính tả và lỗi typing khi soạn thảo trong Office.
• Dễ dàng sử dụng: Tích hợp ngay trong cửa sổ làm việc của Office 365, thao tác thuận tiện hơn, tra cứu và tương tác dễ hơn, không cần phải mở cửa sổ khác hoặc lên trình duyệt có thể gây phân tâm khi làm việc
• Giao diện thân thiện và dễ tiếp cận, giúp người dùng nhanh chóng làm quen và sử dụng hiệu quả.

Cài đặt và kích hoạt Copilot

Để bắt đầu sử dụng Copilot Pro trong bộ Office 365, đầu tiên bạn cần có sẵn gói đăng ký Offlice 365. Sau đó phải mua thêm gói Copilot Pro. Hiện tại gói này đang cho dùng thử miễn phí 1 tháng, sau đó là 510.000 VND một tháng, giá cũng ngang với ChatGPT Plus hoặc Gemini Advanced hoặc những dịch vụ AI khác.

Để đăng ký thì bạn vào trang Copilot.Microsoft.com , sau đó đăng nhập đúng tài khoản Microsoft của bạn (cần trùng với tài khoản đã có Office 365). Tiếp theo là bấm nút dùng thử là xong. Sau đó thì mở ứng dụng Office lên, thanh công cụ phía trên bên phải sẽ xuất hiện biểu tượng Copilot.

Nếu biểu tượng Copilot không hiện, mọi người vào File > Account và bấm vào nút Update Licence là xong.

Sử dụng Copilot trong các ứng dụng Office 365

Ở phần bên dưới, mình sẽ liệt kê các tính năng mà hiện tại Copilot Pro đang hỗ trợ tại Việt Nam, chủ yếu là dành cho người dùng cá nhân. Các bạn tham khảo qua nhé.

Copilot trong Word

Ngay khi mở Word lên, biểu tượng Copilot sẽ xuất hiện, cho phép người dùng tạo nháp nhanh một nội dung muốn tạo, có thể là ghi chú hoặc một dàn bài cơ bản hoàn chỉnh. Thí dụ như hình trên, mình gõ vào prompt "Câu chuyện David và Goliath" và AI sẽ trả về kết quả là một văn bản dài 474 chữ. Sau đó mình cần chỉnh chỗ nào, bắt viết dài hơn, viết lại theo phong cách nào,... chỉ cần tô và viết tiếp là xong.



Khi tô chọn một câu hoặc đoạn văn nào trong văn bản, biểu tượng bên trái cũng sẽ hiện ra, khi bấm vào sẽ có thêm một số tùy chọn:

• Make change: hiện hộp thoại ra để nhờ Copilot chỉnh sửa theo ý định cụ thể.
• Auto rewrite: Tự động viết lại
• Visualize as a Table: biến đoạn văn bản thành dạng bảng.

Khi bấm vào biểu tượng Copilot trên thanh công cụ, cửa sổ sẽ hiện ra cho phép chúng ta thao tác nhiều hơn qua chat với Copilot. Ở đây sẽ có các prompt mặc định soạn sẵn để gợi ý người dùng, bấm vào là chạy. Thí dụ như Tóm tắt văn bản theo 3 ý, tạo ra một hình minh họa hoặc hỏi một vấn đề cụ thể có chứa trong văn bản đang mở,...

Nếu các prompt này chưa đủ dùng, các bạn có thể bấm vào biểu tượng "View Prompts" ở ngay sát dưới ô chat, trong đó sẽ liệt kê ra toàn bộ những prompt, tương ứng với các nhiệm vụ mà Copilot có thể làm được cho người dùng ở trong Word. Các bạn đọc trong đây sẽ truyền cảm hứng làm được nhiều thứ lắm, biết đâu giúp ích cho công việc của các bạn không chừng.

Copilot trong Excel

Trong Excel thì chúng ta chỉ có thể tương tác với bảng tính bằng Copilot ở thanh công cụ bên trên. 4 nhiệm vụ mặc định của copilot là gợi ý hàm cho một cột, tóm tắt bảng tính bằng Pivot Table hoặc biểu đồ, dò các ô bị trống và hỏi nhờ Copilot gợi ý một cách làm, một hàm nào đó. Đây cơ bản cũng chính là 4 nhóm nhiệm vụ mà Copilot có thể làm cho người dùng.

Bấm vào View All Prompt bên dưới, chúng ta sẽ coi thêm được khá nhiều những prompt mà Copilot có thể làm được trong Excel ở hiện tại, từ các việc cơ bản như chia tên họ của cột tên, rồi so sánh số liệu, nhờ Excel thực hiện các tính toán, lọc theo một quy tắc nào đó, tạo biểu đồ để coi dữ liệu trực quan hơn,... Thậm chí chúng ta có thể hỏi Copilot cách xài một tính năng nào đó trong Excel luôn.

Một lưu ý là để Copilot đọc được được dữ liệu phải nằm trong định dạng Table, không chia hoặc Merge cell, có tiêu đề của mỗi cột để nó hiểu được ý nghĩa cũng như hiểu được lệnh của chúng ta dễ hơn.



Mình thử dùng Excel để giải một số bài tập xử lý dữ liệu cơ bản trong các bản tính, Copilot sẽ nhận diện nhu cầu, sinh ra các hàm để mình dùng khá chính xác. Tuy nhiên do cách trình bày các bảng theo kiểu cũ, lại ở VN sẽ hơi khác cách trình bày chuẩn Mỹ ở các nước khác chút nên cần định dạng lại xíu. Đồng thời cũng cần ra lệnh một cách rõ ràng, cụ thể logic của cách tính các cột, đặc biệt là các điều kiện thì Copilot với trả về kết quả đúng ý được. Cái này mình sẽ nghịch thử tiếp và chia sẻ với các bạn ở một bài khác chi tiết hơn cho cái này nhé.

Copilot trong Power Point

Sau Word thì mình thấy tính năng của Copilot hoạt động mạnh mẽ nhất trong Power Point cho việc tạo ra nội dung, trình bày. Hiện tại, Copilot trong PP sẽ có thể tự tạo ra toàn bộ các slide của một bài thuyết trình chỉ với 1 prompt đầu vào. Thí dụ như mình muốn tạo Slide kể chuyện David và Goliath, chỉ cần gõ đúng như vậy là Copilot sẽ tự sinh ra các slide, có đầy đủ tiêu đề từng slide, nội dung chính bằng text và có cả hình minh họa luôn.

Tất nhiên, đây chỉ là phần khung sườn, chúng ta cần chỉnh sửa khá nhiều trong các tình huống cụ thể để có được nội dung cuối cùng đúng với nhu cầu của chúng ta nhất có thể. Các hình mà AI tạo sẵn nếu không vừa ý chúng ta cũng có thể chat với Copilot nhờ tạo ra hình khác. Lúc này nó sẽ gen ra 4 hình khác để chúng ta lựa chọn. Vậy là bên cạnh lấy hình từ Stock, hình từ internet hay tải hình lên, thì bây giờ chúng ta có thêm một cách để có hình minh họa ngay trong PP luôn mà không cần phải đi sang cửa sổ khác.

Dù vậy, việc có sẵn phần khung sườn như thế này sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, đặc biệt là tạo từng slide, rồi điền nội dung, chèn hình.



Thực ra Coipilot trong Power Point có một tính năng khác nữa khá bá đạo là tạo slide từ một file Word. Không hiểu sao hiện tại tính năng đó mình thử thì chưa dùng được. Cơ bản thì chúng ta chỉ cần soạn nội dung, chia các đề mục, các ý trong đó dưới dạng gạch đầu dòng,... Sau đó bỏ file Word đó vào cho Copilot trong Power Point là sẽ có các slide ưng ý hơn. Hy vọng rằng họ sớm triển khai tính năng này thì việc tạo ra Slide bằng AI sẽ nhanh và đúng ý hơn nhiều.

Copilot trong Outlook

Copilot có thể giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn bằng cách gợi ý phản hồi, sắp xếp email vào các thư mục phù hợp và đặt lịch hẹn tự động. 2 tính năng giá trị nhất chính là tóm tắt nội dung email và gợi ý chỉnh sửa nội dung email cho chuyên nghiệp hơn. Tính năng tóm tắt nội dung email mình thấy khá hay, đặc biệt là trong các loop mail có nhiều người cùng trao đổi hoặc các mail dạng thông tin dài, tổng hợp thông tin.



Ngoài ra, tính năng draft ra một mail hoàn chỉnh dựa trên ý định của người dùng ban đầu cũng là một cái khá hay, đặc biệt là trong tình huống mình muốn trả lời mail nhanh trên điện thoại. Tính năng gợi ý chỉnh sửa email cho hoàn thiện hơn mình thấy cũng hay. AI sẽ phân tích và gợi ý các nội dung mà nó cho rằng có thể cải thiện để email rõ ràng hơn, hay hơn. Cơ bản thì email cũng là một dạng văn bản chính quy nên việc viết rõ ràng, tuân thủ các quy tắc và tôn trọng nhau vẫn là điều quan trọng.



Mình đang dùng thử bản cho cá nhân. Bản Copilot Pro cho email doanh nghiệp còn có thêm nhiều tính năng khác khá hay, thí dụ như tìm nhanh các thông tin bằng ngôn ngữ tự nhiên, tìm hoạt động của một người qua loop mail,... bạn nào đang dùng thì có thể chia sẻ thêm trải nghiệm sử dụng nha.

Hiện tại, các tính năng trên chỉ dùng được trong Outlook và tài khoản mail của Microsoft, mình thử dùng cho Gmail hay Mail Google Workspace đã gắn vào Outlook thì không có các tính năng Copilot.