Gmail có lẽ là một cái tên không quá xa lạ đối với đa số người dùng. Sử dụng Gmail hằng ngày, tuy nhiên, không phải ai cũng biết tới một tính năng khá hữu ích trên Gmail chính là tính năng ủy quyền truy cập (Mail Delegation). Tính năng này sẽ cho phép người khác có thể truy cập vào tài khoản Gmail cá nhân của bạn mà không cần phải đăng nhập mật khẩu, sau đó có thể thực hiện các công việc như: tiến hành kiểm tra email, trả lời email, xóa email hoặc thực hiện những quyền quản lý các địa chỉ liên hệ khác trên tài khoản Google.
Trong bài viết dưới đây, Chúng tôi sẽ chia sẻ tới bạn cách cấp quyền truy cập Gmail cá nhân cho người khác mà không cần phải chia sẻ mật khẩu. Tuy nhiên, việc gán quyền để người lạ truy cập vào Gmail cá nhân cũng tồn tại rất nhiều rủi ro, vì vậy, bạn cũng cần lưu ý và cẩn trọng trước để tránh xảy ra những điều không mong muốn.
Những quyền mà người khác sẽ không làm được khi truy cập Gmail cá nhân của bạn
Vì không phải tài khoản chính chủ nên người được ủy quyền truy cập vào Gmail của bạn sẽ chỉ có thể xem email, xóa email và trả lời email. Những quyền mà họ không thể làm, cụ thể như sau:
Hướng dẫn các cách thêm tài khoản vào danh sách ủy quyền truy cập Gmail cá nhân
Tính năng ủy quyền truy cập (Mail Delegation) sẽ cho phép bạn thêm 10 người vào danh sách ủy quyền truy cập Gmail cá nhân. Với tài khoản Gmail doanh nghiệp thì số lượng người có thể thêm vào danh sách đạt tới 25 người. Các bước để cho phép người khác truy cập vào Gmail cá nhân của bạn mà không cần phải cho họ biết mật khẩu sẽ được tiến hành như sau:
Bước 1: Bạn hãy đăng nhập tài khoản Gmail của mình. Lưu ý, bạn cần đăng nhập Gmail trên trình duyệt máy tính, vì ứng dụng Gmail trên điện thoại không thể thực hiện việc gán quyền truy cập.
Bước 2: Khi cửa sổ Gmail cá nhân hiện ra, bạn tìm đến biểu tượng bánh răng cưa ở góc phải, nhấn vào Cài đặt (Settings) và chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.
Bước 3: Trong giao diện cài đặt, nhấn chọntab Tài khoản và Nhập (Accounts and Import).
Bước 4: Sau khi cửa sổ Tài khoản và Nhập hiện ra, bạn kéo xuống mục Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn (Grant access to your account). Mặc định, Gmail sẽ tick sẵn vào tùy chọn Đánh dấu cuộc trò chuyện là đã đọc khi người khác mở (Mark conversation as read when opened by others). Điều này có thể giúp bạn biết được ai là người đã mở email của bạn.
Bước 5: Nhấn vào Thêm một tài khoản khác (Add another account).
Bước 7: Để xác nhận lại một lần nữa, Gmail sẽ hỏi bạn có chắc chắn ủy quyền cho tài khoản Gmail này không. Nếu xác nhận là có, bạn hãy nhấn nút Gửi email để cấp quyền truy cập (Send email to grant access).
Bước 8: Ngay lập tức, người được uỷ quyền truy cập sẽ nhận được thông báo từ Gmail. Người nhận cần phải xác nhận trong vòng 7 ngày, nếu quá thời gian này, lời mời truy cập coi như sẽ hết hiệu lực.
Bước 9: Khi người được ủy quyền truy cập Gmail nhận được thông báo, họ chỉ làm theo hướng dẫn là nhấn vào đường dẫn xác nhận chấp nhận yêu cầu (To accept this request). Nếu không chấp nhận lời mời, click vào đường link từ chối yêu cầu (To reject this request).
Xóa tài khoản khỏi danh sách ủy quyền Gmail
Trong một vài trường hợp nếu công việc của bạn đã hoàn tất và muốn xóa tài khoản mà mình đã thêm trước đó ra khỏi danh sách ủy quyền truy cập thì các bước cũng rất đơn giản.
Bước 1: Tương tự như bước 1, bước 2, bước 3 ở trên, bạn cũng truy cập vào mục Cài đặt (Settings), nhấn vào tab Tài khoản và Nhập (Account and Import) và chọn mục Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn (Grant access to your account).
Tạm kết
Trên đây là hướng dẫn cách thêm tài khoản vào danh sách uỷ quyền Gmail mà không cần tới mật khẩu. Chúc bạn thực hiện thành công và đừng quên tham gia cộng đồng yêu công nghệ của Chúng tôi ngay để cùng bàn luận, chia sẻ các kiến thức, thủ thuật, cập nhật tin tức công nghệ nhanh chóng, chính xác.
---------------------------
Chúng tôi là hệ thống bán lẻ máy tính và phụ kiện uy tín tại Việt Nam với chuỗi cửa hàng trải nghiệm độc đáo và đội ngũ tư vấn chuyên sâu, hình thức thanh toán đa dạng và bảo hành uy tín, tin cậy giúp khách hàng tự tin lựa chọn các sản phẩm công nghệ phù hợp nhất.