Trong hoạt động kinh doanh, công nợ phát sinh là một phần không thể tách rời giữa người bán với khách hàng và giữa cửa hàng với nhà cung cấp. Quản lý công nợ hiệu quả giúp đảm bảo dòng tiền ổn định, tránh thất thoát và kiểm soát được các khoản phải thu, phải trả. Trong hệ thống Shop-main, quy trình thu tiền công nợ từ khách hàng và trả tiền công nợ cho nhà cung cấp được xây dựng chi tiết, đảm bảo đúng nghiệp vụ kế toán và dễ sử dụng.

Công nợ với khách hàng phát sinh khi người mua đặt hàng nhưng chưa thanh toán đủ tại thời điểm mua. Thông thường, sau khi đơn hàng được tạo và giao hàng hoàn tất, phần công nợ còn lại sẽ được hệ thống ghi nhận dựa trên phần chênh lệch giữa tổng đơn và số tiền đã thanh toán. Khi khách hàng đến cửa hàng hoặc chuyển khoản để thanh toán phần công nợ, nhân viên thu ngân hoặc kế toán sẽ vào hệ thống và tạo phiếu thu công nợ. Phiếu thu sẽ ghi rõ tên khách hàng, mã đơn hàng liên quan, số tiền thu, hình thức thanh toán, người thực hiện và ghi chú nếu có. Sau khi lưu, hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái công nợ và giảm số dư phải thu tương ứng.

Tương tự, công nợ với nhà cung cấp phát sinh khi cửa hàng nhập hàng nhưng chưa thanh toán ngay, đặc biệt trong các giao dịch theo hình thức nhận hàng trước, thanh toán sau. Khi đến kỳ thanh toán, kế toán hoặc quản lý sẽ tạo phiếu trả tiền công nợ cho nhà cung cấp. Phiếu này bao gồm các thông tin như tên nhà cung cấp, danh sách phiếu nhập liên quan, tổng số tiền phải trả, phương thức thanh toán, và người xác nhận. Sau khi phiếu được duyệt, hệ thống sẽ ghi nhận giao dịch trả tiền và giảm số dư phải trả cho nhà cung cấp trong báo cáo công nợ.

Hệ thống Shop-main cũng hỗ trợ tổng hợp công nợ theo thời gian, theo khách hàng hoặc theo nhà cung cấp. Nhờ vậy, người quản lý có thể theo dõi được khách nào còn nợ, đơn hàng nào chưa được thanh toán đủ, hoặc nhà cung cấp nào đến hạn cần thanh toán. Các báo cáo này hỗ trợ việc ra quyết định về dòng tiền, ưu tiên thu hồi hoặc trả nợ, và hạn chế rủi ro bị chiếm dụng vốn.

Điểm mạnh trong quy trình xử lý công nợ của Shop-main là tính minh bạch và tự động hóa. Sau mỗi lần thu tiền hoặc trả tiền công nợ, dữ liệu sẽ được cập nhật vào hệ thống, liên kết trực tiếp với các phiếu giao dịch, giúp giảm thiểu việc ghi chép thủ công và tránh nhầm lẫn. Ngoài ra, hệ thống cũng có thể tích hợp với các cổng thanh toán để tự động xác nhận trạng thái công nợ khi có giao dịch chuyển khoản, điều này đặc biệt hữu ích với các cửa hàng bán online hoặc nhà cung cấp yêu cầu thanh toán điện tử.

Việc phân quyền trong thao tác xử lý công nợ cũng rất quan trọng. Không phải người dùng nào cũng có quyền tạo hoặc xoá phiếu thu – chi công nợ. Hệ thống cho phép chỉ định quyền theo vai trò, giúp quản lý thao tác tài chính một cách chặt chẽ và an toàn. Bên cạnh đó, lịch sử các phiếu công nợ được lưu trữ đầy đủ để có thể truy xuất khi cần đối chiếu, kiểm tra hoặc kiểm toán nội bộ.

Tổng kết lại, quy trình thu – trả công nợ trong hệ thống Shop-main không chỉ đáp ứng đúng yêu cầu nghiệp vụ thực tế mà còn đảm bảo tính chính xác, minh bạch và dễ kiểm soát. Đây là một trong những điểm nổi bật giúp hệ thống phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn kiểm soát tài chính nội bộ một cách hiệu quả.