Trong quá trình kinh doanh thực tế, bên cạnh hoạt động nhập – xuất kho thông thường, còn tồn tại nhiều tình huống đặc biệt như hàng bị lỗi cần bảo hành, hàng hỏng cần huỷ bỏ, hoặc hàng hóa được xuất để sử dụng nội bộ. Nếu không được quản lý chặt chẽ, các hoạt động này có thể gây thất thoát, thiếu minh bạch và khó truy vết. Nhằm giải quyết vấn đề này, hệ thống Shop-main đã tích hợp quy trình quản lý bảo hành, huỷ hàng và xuất nội bộ với các nghiệp vụ rõ ràng, có báo cáo và lịch sử thao tác cụ thể.

Đối với hàng hoá cần bảo hành, hệ thống cho phép tạo phiếu bảo hành để ghi nhận thông tin sản phẩm, người yêu cầu, thời điểm tiếp nhận và tình trạng lỗi. Thông thường, sản phẩm sẽ được kiểm tra và nếu đủ điều kiện bảo hành, nhân viên kỹ thuật hoặc bộ phận kho sẽ cập nhật trạng thái và gửi sản phẩm về kho kỹ thuật. Sau khi hoàn tất, hệ thống có thể ghi nhận thời gian hoàn trả cho khách và cập nhật lịch sử bảo hành theo từng mã sản phẩm. Đây là quy trình rất quan trọng trong việc tạo sự tin tưởng đối với khách hàng, đồng thời giúp cửa hàng theo dõi được tỷ lệ hàng lỗi, nguyên nhân và chi phí bảo hành phát sinh.

Trong một số trường hợp, hàng hóa không thể sử dụng được do hư hỏng, hết hạn sử dụng hoặc bị lỗi nghiêm trọng, việc huỷ hàng là cần thiết để đảm bảo dữ liệu tồn kho không ảo và tránh việc xuất nhầm. Trong Shop-main, người dùng được cấp quyền có thể tạo phiếu huỷ hàng, trong đó ghi rõ lý do huỷ, kho huỷ, sản phẩm liên quan và người xác nhận. Sau khi phiếu được duyệt, hệ thống sẽ tự động trừ hàng khỏi kho và ghi nhận vào báo cáo huỷ hàng. Dữ liệu này sau đó sẽ phục vụ cho các báo cáo đánh giá chất lượng sản phẩm, kiểm tra quy trình nhập hàng, hoặc thậm chí là phân tích nhà cung cấp nếu hàng lỗi lặp lại nhiều lần.

Một tình huống phổ biến khác là hàng hóa được sử dụng cho mục đích nội bộ như dùng cho văn phòng, chi phí khuyến mãi, tặng kèm hoặc dùng thử. Hệ thống cho phép tạo phiếu xuất sử dụng nội bộ với các thông tin như tên sản phẩm, số lượng, mục đích sử dụng và đơn vị tiếp nhận. Việc ghi nhận xuất nội bộ không chỉ giúp minh bạch dòng hàng hóa mà còn giúp tính toán chi phí vận hành thực tế của doanh nghiệp. Các phiếu này không bị gắn với đơn hàng hay giao dịch tài chính, nhưng vẫn ảnh hưởng trực tiếp đến tồn kho và được hiển thị rõ trong báo cáo tổng hợp.

Tất cả các hoạt động bảo hành, huỷ hàng và xuất nội bộ trong Shop-main đều được phân quyền theo vai trò. Chỉ những người có trách nhiệm như quản lý kho, kế toán hoặc quản trị viên mới được thực hiện. Mỗi thao tác đều được lưu vào lịch sử với đầy đủ thông tin thời gian, người thực hiện, nội dung và ảnh hưởng đến kho. Điều này đảm bảo toàn bộ quy trình được giám sát chặt chẽ, giảm thiểu rủi ro gian lận hoặc thất thoát không kiểm soát.

Tổng kết lại, quy trình bảo hành – huỷ hàng – xuất nội bộ là một phần không thể thiếu trong quản lý kho thực tế. Hệ thống Shop-main đã xây dựng đầy đủ các tính năng cho ba nghiệp vụ này với mục tiêu hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tốt tài sản hàng hóa, nâng cao uy tín với khách hàng và tối ưu hóa chi phí vận hành.