Trong một hệ thống bán hàng hoàn chỉnh, việc ghi nhận các giao dịch tài chính nội bộ như thu tiền, chi tiền cho các hoạt động không gắn trực tiếp với đơn hàng hoặc nhà cung cấp là rất quan trọng. Những khoản thu – chi này có thể liên quan đến lương nhân viên, chi phí vận chuyển, chi phí văn phòng, hoặc các khoản tạm ứng, hoàn ứng. Hệ thống Shop-main đã tích hợp tính năng nhập quỹ và xuất quỹ để giúp quản lý toàn bộ các dòng tiền này một cách rõ ràng, minh bạch và dễ theo dõi.

Quy trình nhập quỹ được dùng để ghi nhận các khoản tiền mặt hoặc chuyển khoản được đưa vào hệ thống mà không thông qua đơn hàng. Ví dụ, khi khách hàng thanh toán công nợ bằng tiền mặt hoặc khi công ty nhận một khoản hoàn trả từ đối tác, nhân viên kế toán có thể tạo một phiếu nhập quỹ. Trong phiếu này, người dùng sẽ khai báo số tiền nhận, lý do nhập quỹ, phương thức thanh toán, người thực hiện và các ghi chú kèm theo. Khi phiếu được lưu, hệ thống sẽ cộng khoản tiền này vào quỹ hiện có và lưu lịch sử giao dịch tài chính.

Ngược lại, xuất quỹ được dùng để ghi nhận các khoản chi ra như trả lương, mua sắm vật tư, chi phí giao hàng hoặc các khoản thanh toán không gắn với đơn hàng cụ thể. Khi tạo phiếu xuất quỹ, người dùng điền các thông tin tương tự như khi nhập quỹ, bao gồm số tiền chi, lý do chi, phương thức thanh toán, người thực hiện và đơn vị hưởng. Sau khi xác nhận, hệ thống sẽ trừ số tiền này khỏi quỹ và cập nhật tình trạng quỹ trong bảng theo dõi.

Một điểm đáng chú ý trong hệ thống Shop-main là việc phân loại các loại phiếu nhập – xuất quỹ theo nhóm chi tiết. Ví dụ, người quản trị có thể tạo sẵn các loại giao dịch như "Chi lương", "Chi vận chuyển", "Chi thuê mặt bằng", "Nhận hoàn ứng", "Thu khác", để khi tạo phiếu, người dùng chỉ cần chọn nhanh thay vì phải gõ lại nội dung. Việc này giúp thống kê báo cáo chi tiết từng loại giao dịch dễ dàng hơn, phục vụ cho việc tổng hợp chi phí cuối tháng hoặc lập báo cáo tài chính nội bộ.

Hệ thống cũng phân quyền rõ ràng ai có thể tạo, xem hoặc xoá các phiếu liên quan đến quỹ. Những thao tác này thường chỉ được cấp cho bộ phận kế toán hoặc người có quyền quản lý tài chính. Ngoài ra, các thao tác thu – chi đều được lưu vết theo thời gian và người thực hiện, từ đó đảm bảo độ tin cậy và minh bạch trong quản lý quỹ. Trường hợp có sai lệch, người quản lý có thể dễ dàng kiểm tra và đối chiếu từ các báo cáo hoặc nhật ký giao dịch.

Hệ thống cũng hỗ trợ báo cáo tổng hợp thu – chi theo ngày, tuần, tháng hoặc theo từng loại giao dịch. Những báo cáo này là cơ sở để nhà quản lý đánh giá hiệu quả tài chính, mức độ chi tiêu và cân đối ngân sách cho từng bộ phận. Ngoài ra, các dữ liệu thu – chi còn liên kết với báo cáo công nợ, doanh thu để đưa ra cái nhìn tổng thể về tình hình tài chính của cửa hàng hoặc doanh nghiệp.

Tóm lại, tính năng nhập quỹ – xuất quỹ trong hệ thống Shop-main không chỉ đáp ứng yêu cầu về nghiệp vụ tài chính nội bộ mà còn nâng cao tính minh bạch và chủ động trong kiểm soát dòng tiền. Đây là một công cụ cần thiết giúp hệ thống trở nên chuyên nghiệp hơn, phù hợp với các cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ có yêu cầu quản lý tài chính rõ ràng, hiệu quả.