Kiểm kê kho là một công việc quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ hệ thống bán hàng chuyên nghiệp nào. Mục tiêu chính của kiểm kê là đảm bảo số liệu tồn kho trên hệ thống phản ánh đúng thực tế hàng hóa còn lại trong kho. Việc kiểm kê định kỳ giúp phát hiện sai lệch, thất thoát, sai số trong quá trình nhập – xuất và có cơ sở để xử lý trách nhiệm nếu cần thiết. Trong hệ thống Shop-main, chức năng kiểm kê được tích hợp và thiết kế rõ ràng, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi, cập nhật và xử lý các chênh lệch hàng hóa.

Quy trình kiểm kê thường bắt đầu bằng việc khởi tạo phiếu kiểm kê mới. Người có quyền thực hiện kiểm kê sẽ vào hệ thống, chọn kho cần kiểm kê, xác định thời điểm và mô tả đợt kiểm kê nếu cần. Khi phiếu được tạo, hệ thống sẽ lấy ra danh sách tất cả các sản phẩm hiện có trong kho tính đến thời điểm đó kèm theo số lượng tồn kho theo hệ thống. Đây là dữ liệu gốc để đối chiếu với số lượng kiểm kê thực tế.

Sau khi phiếu kiểm kê được khởi tạo, nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm đếm thực tế từng mặt hàng, ghi lại số lượng thực đếm và nhập lại vào hệ thống. Hệ thống Shop-main cho phép nhập nhanh số liệu hoặc nhập từ file nếu thực hiện kiểm kê bằng máy quét mã vạch hoặc phần mềm hỗ trợ bên ngoài. Trong quá trình nhập, nếu phát hiện chênh lệch giữa số thực tế và số trên hệ thống, chênh lệch đó sẽ được hiển thị rõ ràng để người dùng có thể kiểm tra lại trước khi xác nhận.

Sau khi nhập đủ số liệu kiểm kê thực tế, người dùng sẽ thực hiện bước xác nhận và xử lý chênh lệch. Nếu có sai lệch, hệ thống cho phép lựa chọn xử lý bằng cách điều chỉnh lại tồn kho theo số thực tế hoặc lập phiếu điều chỉnh xuất – nhập kho để cân bằng. Việc này đảm bảo rằng sau kiểm kê, dữ liệu tồn kho được cập nhật đúng và không gây ảnh hưởng đến các báo cáo hoặc các giao dịch khác trong hệ thống. Hệ thống cũng cho phép ghi chú nguyên nhân chênh lệch nếu có như mất mát, hư hỏng, hoặc sai sót trong nhập liệu trước đó.

Một điểm quan trọng là toàn bộ quá trình kiểm kê sẽ được lưu lại đầy đủ lịch sử. Thông tin như người thực hiện, người xác nhận, thời gian kiểm kê, danh sách sản phẩm có chênh lệch và hướng xử lý đều được lưu trữ để phục vụ cho công tác đối chiếu, báo cáo hoặc kiểm toán sau này. Việc này giúp hệ thống trở nên minh bạch và có khả năng truy xuất nguồn gốc dữ liệu khi cần thiết.

Ngoài ra, để tránh sai sót hoặc thao tác nhầm, hệ thống Shop-main cũng phân quyền rõ ràng cho người được phép kiểm kê và người được phép xác nhận kết quả kiểm kê. Điều này tạo nên quy trình hai bước rõ ràng, giúp đảm bảo an toàn và chính xác tuyệt đối cho dữ liệu kho hàng.

Tóm lại, chức năng kiểm kê kho trong hệ thống Shop-main là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp duy trì sự chính xác trong quản lý hàng hóa, phát hiện sai lệch kịp thời và củng cố tính minh bạch trong vận hành. Kiểm kê định kỳ không chỉ giúp kiểm soát hàng tồn mà còn phản ánh hiệu quả làm việc của các bộ phận liên quan đến kho, mua hàng và bán hàng.