Trong hệ thống bán hàng thực tế, việc tạo nhầm hoặc cần loại bỏ một số phiếu nhập, phiếu xuất là tình huống thường xuyên xảy ra. Tuy nhiên, vì các phiếu này thường liên quan đến hàng tồn kho, đơn hàng, giao dịch tài chính hoặc báo cáo, việc xoá phải được kiểm soát chặt chẽ. Hệ thống Shop-main đã được thiết kế để xử lý việc xoá phiếu một cách an toàn, có kiểm soát, đảm bảo không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn dữ liệu.

Về mặt nghiệp vụ, người dùng chỉ được phép xoá các phiếu nhập hoặc phiếu xuất khi phiếu đó chưa phát sinh ràng buộc về nghiệp vụ. Điều này có nghĩa là phiếu chưa bị liên kết đến một đơn hàng cụ thể, chưa được tính vào báo cáo công nợ, chưa bị kiểm kê hoặc chưa bị xuất hóa đơn. Khi người dùng thao tác xoá, hệ thống sẽ kiểm tra các điều kiện liên quan trước khi cho phép thực hiện. Nếu có ràng buộc, hệ thống sẽ hiển thị thông báo cụ thể như phiếu đã có sản phẩm trừ kho, đã ghi nhận giao dịch, hoặc đã được in và ký duyệt.

Về mặt kỹ thuật, hệ thống hỗ trợ xoá mềm đối với hầu hết các loại phiếu. Thay vì xoá dữ liệu hoàn toàn khỏi cơ sở dữ liệu, hệ thống sẽ đánh dấu phiếu là đã xoá và ẩn khỏi danh sách hiển thị thông thường. Điều này giúp bảo toàn lịch sử giao dịch và vẫn cho phép người quản trị hệ thống phục hồi dữ liệu nếu cần thiết. Ngoài ra, các thao tác xoá đều được lưu lại lịch sử, bao gồm thông tin người xoá, thời điểm xoá và lý do xoá nếu có. Cơ chế này đặc biệt quan trọng để truy vết và đảm bảo tính minh bạch trong hệ thống.

Khi phiếu được xoá, hệ thống sẽ tự động cập nhật lại tồn kho để cộng hoặc trừ lại số lượng tương ứng. Nếu phiếu nhập bị xoá, hàng sẽ bị trừ khỏi kho; nếu phiếu xuất bị xoá, hàng sẽ được cộng trở lại. Việc này đảm bảo kho luôn phản ánh đúng tình trạng thực tế và không bị lệch số liệu khi lập báo cáo hoặc kiểm kê sau này.

Một điểm quan trọng khác là quyền hạn người dùng. Không phải người dùng nào cũng được phép xoá phiếu. Thông thường, chỉ có người tạo phiếu hoặc tài khoản có quyền quản trị mới có thể xoá. Trong một số đơn vị, thao tác xoá còn cần có sự xác nhận kép hoặc mã OTP nội bộ để tăng mức độ bảo mật. Ngoài ra, hệ thống có thể được cấu hình để chỉ cho phép xoá trong một thời gian nhất định kể từ khi tạo phiếu, ví dụ trong vòng 24 giờ, nhằm hạn chế việc thao tác sai lệch sau một thời gian dài.

Việc xoá phiếu trong hệ thống cũng kéo theo xử lý các dữ liệu liên quan như dòng chi tiết sản phẩm, ghi chú, lịch sử thanh toán hoặc thông tin người xử lý. Do đó, việc thiết kế cơ sở dữ liệu với các khóa ngoại và trigger kiểm tra là điều rất cần thiết để ngăn chặn các lỗi hệ thống phát sinh. Trong Shop-main, quá trình này đã được xử lý tốt ở tầng controller và middleware, đảm bảo rằng không có thao tác xoá nào xảy ra nếu chưa qua bước xác nhận kiểm tra dữ liệu liên quan.

Tóm lại, việc xoá phiếu nhập – xuất là một thao tác có thể cần thiết nhưng luôn cần được thực hiện cẩn trọng. Shop-main cung cấp đầy đủ công cụ để xoá có kiểm soát, giữ nguyên tính toàn vẹn dữ liệu, đảm bảo tồn kho đúng, và tạo điều kiện cho quản trị viên theo dõi và quản lý hệ thống một cách an toàn. Đây là yếu tố không thể thiếu trong việc xây dựng một hệ thống quản lý kho bài bản và chuyên nghiệp.