Trong hệ thống bán hàng Shop-main, việc quản lý kho là một phân hệ quan trọng, đóng vai trò đảm bảo hàng hóa được luân chuyển hợp lý và dữ liệu tồn kho luôn chính xác. Quy trình nhập và xuất kho không chỉ liên quan đến việc cộng hoặc trừ số lượng sản phẩm trong kho, mà còn là cơ sở để tính toán giá trị hàng tồn, đối chiếu công nợ và lập các báo cáo tài chính.

Quy trình nhập kho bắt đầu từ việc người quản trị hoặc nhân viên kho tạo một phiếu nhập hàng. Mỗi phiếu nhập sẽ được gắn với một kho cụ thể, đồng thời ghi nhận thông tin nhà cung cấp, thời gian nhập, người thực hiện và danh sách sản phẩm được nhập. Mỗi sản phẩm trong phiếu sẽ có thông tin cụ thể về mã hàng, số lượng, giá nhập, đơn vị tính và ghi chú nếu có. Sau khi phiếu được lưu thành công, hệ thống sẽ tự động cộng số lượng sản phẩm tương ứng vào kho được chỉ định, đồng thời ghi nhận lịch sử nhập kho và có thể sử dụng để đối chiếu sau này.

Việc xuất kho được thực hiện khi có yêu cầu giao hàng, huỷ hàng, xuất sử dụng nội bộ hoặc chuyển kho. Người phụ trách tạo phiếu xuất tương tự như khi nhập kho, chọn kho xuất, lý do xuất kho và điền danh sách sản phẩm cần xuất. Khi phiếu được xác nhận, hệ thống sẽ trừ số lượng sản phẩm trong kho. Đồng thời, thông tin phiếu xuất cũng được lưu lại để phục vụ các báo cáo tồn kho hoặc đối chiếu hàng xuất thực tế.

Một điểm đặc biệt của hệ thống là có thể phân loại các loại xuất kho khác nhau như xuất bán, xuất huỷ, xuất nội bộ hay xuất bảo hành. Việc này giúp quá trình thống kê, phân tích báo cáo được rõ ràng, minh bạch hơn. Ngoài ra, các phiếu nhập – xuất đều được liên kết với người dùng tạo và chỉnh sửa, giúp truy vết lịch sử thao tác trong hệ thống.

Tất cả các phiếu nhập và xuất đều có hai bảng dữ liệu tương ứng: bảng phiếu chính và bảng chi tiết phiếu. Bảng phiếu chính lưu thông tin chung như mã phiếu, kho, người tạo, thời gian, trạng thái. Bảng chi tiết lưu từng dòng sản phẩm trong phiếu, đi kèm số lượng, giá trị và đơn vị tính. Thiết kế này giúp dữ liệu được tổ chức một cách rõ ràng và thuận tiện khi xuất file, tính tổng giá trị nhập – xuất, hoặc tìm kiếm, lọc theo từng tiêu chí.

Một tính năng nâng cao nữa là sau khi tạo phiếu, người dùng có thể xuất phiếu thành file PDF để in hoặc lưu trữ, đồng thời hệ thống có thể hỗ trợ phân quyền theo vai trò để đảm bảo chỉ những người được phép mới có thể thao tác nhập – xuất hàng. Điều này rất quan trọng trong các môi trường có nhiều bộ phận sử dụng chung một hệ thống.

Tóm lại, quy trình nhập kho và xuất kho trong hệ thống Shop-main được xây dựng theo chuẩn nghiệp vụ thực tế, đảm bảo việc ghi nhận, cập nhật và theo dõi hàng hóa trong kho được đầy đủ và chính xác. Đây là nền tảng để kết nối với các chức năng khác như đơn hàng, công nợ, bảo hành, và đặc biệt là báo cáo tồn kho theo thời gian.