Trong bất kỳ dự án phần mềm nào, việc thiết kế hệ thống tổng quan luôn là bước đi quan trọng giúp xác định rõ các thành phần, luồng xử lí và phạm vi chức năng. Đối với hệ thống website bán hàng mã nguồn mở phát triển bằng Laravel như Shop-main, thiết kế hệ thống không chỉ dừng lại ở việc bố trí các phân hệ mà còn giúp lập trình viên, quản trị viên và người dùng hiểu rõ các vai trò và quy trình tương tác trong toàn bộ hệ thống.

Ở góc độ tổng thể, hệ thống Shop-main được tổ chức thành các phân hệ chức năng như quản lý sản phẩm, đơn hàng, người dùng, kho hàng, thanh toán và báo cáo. Mỗi phân hệ có nhiệm vụ riêng nhưng đều được kết nối chặt chẽ thông qua cơ sở dữ liệu và giao diện quản trị. Người dùng cuối truy cập hệ thống để xem sản phẩm, đặt hàng và thanh toán. Quản trị viên vận hành hệ thống từ phía backend, xử lý đơn hàng, cập nhật tồn kho, quản lý thông tin khách hàng và xuất báo cáo.

Sơ đồ chức năng hệ thống là công cụ trực quan giúp mô tả những gì hệ thống có thể làm và ai là người thực hiện chức năng đó. Trong sơ đồ này, có thể thấy rõ các nhóm chức năng chính như quản lý danh mục sản phẩm, xử lý đơn hàng, nhập xuất kho, phân quyền người dùng, thiết lập thanh toán trực tuyến và đăng bài blog. Mỗi chức năng này đều được phân theo vai trò người dùng cụ thể như khách hàng, quản trị viên, hay nhân viên kho.

Kế đến, sơ đồ ngữ cảnh – hay còn gọi là sơ đồ DFD mức 0 – thể hiện cái nhìn tổng quan về mối liên hệ giữa các tác nhân chính và hệ thống. Trong hệ thống này, có ba đối tượng chính tương tác: khách hàng, quản trị viên và cổng thanh toán. Khách hàng gửi yêu cầu như mua hàng, thanh toán và nhận kết quả trả về như thông tin đơn hàng, trạng thái giao dịch. Quản trị viên thực hiện các yêu cầu như kiểm tra báo cáo, cập nhật dữ liệu và nhận thông tin phản hồi từ hệ thống. Cổng thanh toán là bên thứ ba giúp xác nhận giao dịch và xử lý các yêu cầu thanh toán an toàn, nhanh chóng.

Để hiểu sâu hơn về quy trình nội tại của hệ thống, chúng ta cần đến sơ đồ luồng dữ liệu mức 1. Sơ đồ này mô tả chi tiết các quá trình xử lý bên trong như khách hàng chọn sản phẩm, thêm vào giỏ hàng, gửi yêu cầu đặt hàng, sau đó hệ thống sẽ tạo đơn hàng, cập nhật tồn kho và phản hồi thông tin lại cho người dùng. Ở phía quản trị, hệ thống tiếp nhận đơn hàng mới, xử lý giao hàng, quản lý hóa đơn và thực hiện thống kê.

Luồng xử lý trong hệ thống được phân rõ ràng để đảm bảo dữ liệu nhất quán, đồng thời giúp dễ dàng phát hiện lỗi hoặc điều chỉnh khi cần thiết. Các luồng chính bao gồm: luồng từ người dùng đến đơn hàng, luồng xác thực giao dịch từ cổng thanh toán, luồng nhập kho và cập nhật dữ liệu tồn kho, cùng với luồng báo cáo phục vụ người quản trị. Toàn bộ các luồng này đều được quản lý chặt chẽ qua cơ sở dữ liệu quan hệ, kết nối qua các controller, model và service trong kiến trúc Laravel.

Tóm lại, việc thiết kế hệ thống tổng quan giúp định hướng rõ ràng cho cả đội ngũ phát triển và vận hành hệ thống bán hàng. Từ sơ đồ chức năng đến các luồng xử lý, từ vai trò người dùng đến quy trình nội bộ, tất cả đều đóng vai trò không thể thiếu trong việc xây dựng một hệ thống hiệu quả, ổn định và có khả năng mở rộng linh hoạt. Đây cũng là nền tảng để chúng ta đi sâu hơn vào từng quy trình nghiệp vụ trong các bài viết tiếp theo của chuỗi hướng dẫn.