Khi bạn đang làm việc với các tài liệu dài, việc tìm một từ hoặc cụm từ cụ thể khó khăn và tốn thời gian. Microsoft Word có thể tự động tìm kiếm tài liệu của bạn bằng tính năng Find và cho phép bạn nhanh chóng thay đổi các từ hoặc cụm từ bằng tính năng Replace.

Cách tìm văn bản

Trong ví dụ này, bài viết đã sử dụng một bài báo học thuật và sẽ sử dụng lệnh Find để định vị tất cả các trường hợp của một từ cụ thể.

1. Từ tab Home, nhấp vào lệnh Find. Bạn cũng có thể nhấn Ctrl + F trên bàn phím của mình.

2. Ngăn điều hướng sẽ xuất hiện ở bên trái màn hình.

3. Nhập văn bản bạn muốn tìm vào trường ở đầu ngăn điều hướng.

4. Nếu văn bản được tìm thấy trong tài liệu, văn bản đó sẽ được đánh dấu bằng màu vàng và bản xem trước kết quả sẽ xuất hiện trong ngăn điều hướng. Bạn cũng có thể nhấp vào một trong các kết quả bên dưới các mũi tên để chuyển đến kết quả đó.

5. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào X để đóng ngăn điều hướng. Phần được highlight sẽ biến mất.

Để có thêm tùy chọn tìm kiếm, hãy nhấp vào mũi tên drop-down bên cạnh trường tìm kiếm.

Cách thay thế văn bản

Bạn có thể phát hiện ra rằng mình đã mắc lỗi liên tục trong suốt tài liệu, chẳng hạn như viết sai chính tả tên của ai đó hoặc bạn cần phải thay đổi một từ hoặc cụm từ cụ thể thành thứ gì đó khác. Bạn có thể sử dụng tính năng Find and Replace của Word để nhanh chóng thực hiện các bản sửa đổi. Trong ví dụ này, bài viết sẽ sử dụng Find and Replace để thay đổi tiêu đề của tạp chí thành từ viết tắt.

1. Từ tab Home, nhấp vào lệnh Replace. Bạn cũng có thể nhấn Ctrl + H trên bàn phím.

2. Hộp thoại Find and Replace sẽ xuất hiện.

3. Nhập văn bản bạn muốn tìm vào trường Find what:.

4. Nhập văn bản bạn muốn thay thế vào trường Replace with:, sau đó nhấp vào Find Next.

5. Word sẽ tìm trường hợp đầu tiên của văn bản và highlight nó bằng màu xám.

6. Xem lại văn bản để đảm bảo bạn muốn thay thế nó. Trong ví dụ này, văn bản là một phần của tiêu đề bài báo và không cần phải thay thế, vì vậy hãy nhấp vào Find Next một lần nữa để chuyển sang trường hợp tiếp theo.

7. Nếu muốn thay thế nó, bạn có thể nhấp vào Replace để thay đổi các trường hợp riêng lẻ. Bạn cũng có thể bấm vào Replace All để thay thế mọi trường hợp của văn bản trong toàn bộ tài liệu.

8. Văn bản sẽ được thay thế.

9. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Close hoặc Cancel để đóng hộp thoại.

Đối với các tùy chọn tìm kiếm bổ sung, hãy nhấp vào More trong hộp thoại Find and Replace. Từ đây, bạn có thể chọn các tùy chọn bổ sung, như so khớp chữ hoa và chữ thường và bỏ qua dấu chấm câu.

Lưu ý: Khi nói đến việc sử dụng Replace All, điều quan trọng cần nhớ là nó có thể tìm thấy những kết quả phù hợp mà bạn không lường trước hay thực sự muốn thay đổi. Bạn chỉ nên sử dụng tùy chọn này nếu bạn hoàn toàn chắc chắn rằng nó sẽ không thay thế bất cứ thứ gì bạn không có ý định động tới.