Bạn không cần một ứng dụng hay một dịch vụ online nào để ký tài liệu - đây là công cụ ký tên đã có sẵn trong Mac của bạn.

Một hành động đơn giản như ký vào một tài liệu có thể nhanh chóng biến thành một chuỗi động tác như in ấn, ký, scan rồi gửi email văn bản đó đi. Đến cuối cùng, bạn cũng chẳng cần tờ giấy vừa in ra nữa.

Nhưng bạn sở hữu một chiếc máy Mac, bạn có thể dùng ứng dụng Preview được tích hợp sẵn để ký bất ký văn bản trong chưa đầy một phút. Bước đầu tiên phải làm đó là nhập chữ ký của bạn vào máy. Sau đó, mỗi lần cần ký, bạn chỉ cần chọn chữ ký mà bạn đã lưu, và máy sẽ tự động áp chữ ký đó vào văn bản bạn cần. Thật sự rất dễ dàng.

Cách thiết lập chữ ký trên Mac

Để tạo chữ ký, trước tiên bạn phải có sẵn một file PDF:

1. Mở tài liệu PDF bằng ứng dụng Preview tích hợp sẵn trên máy Mac của bạn. (Nếu không có sẵn tài liệu PDF, bạn có thể tạo một tài liệu bằng trình xử lý văn bản yêu thích của mình và lưu dưới dạng file PDF.)

2. Mở công cụ Markup bằng cách nhấp vào biểu tượng “bút chì trong vòng tròn” ở trên cùng bên phải của cửa sổ Preview hoặc bằng cách chọn View > Show Markup Toolbar.

3. Nhấp vào biểu tượng chữ ký (biểu tượng trông giống chữ ký trên một dòng).

4. Bây giờ, bạn có thể tạo chữ ký của mình. (Nếu bạn đã tạo ít nhất một chữ ký, hãy nhấp vào nút “Create Signature”). Bạn sẽ có hai hoặc ba nút ở đầu cửa sổ. Đây là sự lựa chọn của bạn:

• Chọn Trackpad. Nhấp vào nút “Click Here to Begin” ở giữa màn hình, ký tên của bạn trên bàn di chuột, nhấn bất kỳ phím nào, sau đó nhấn vào “Done”.
• Viết tên của bạn lên một tờ giấy trắng, chọn Camera và đưa tờ giấy về phía camera (và trên dòng xuất hiện trên màn hình) cho đến khi bạn thấy chữ ký xuất hiện trên màn hình. (Hai lưu ý: thứ nhất, chữ ký sẽ bị đảo ngược khi bạn giơ nó lên, nhưng phiên bản số hóa sẽ chính xác. Ngoài ra, nếu có bất kỳ dấu hiệu nào khác trên giấy hoặc nếu giấy không lấp đầy màn hình, có thể có các dấu hiệu khác được ghi bên cạnh chữ ký, vì vậy bạn có thể cần phải thử một vài lần)

• Nếu có iPhone được liên kết với máy Mac, bạn cũng sẽ có một nút có nhãn “iPhone”. Chọn tùy chọn đó và điện thoại của bạn gần như ngay lập tức sẽ xuất hiện một trường mà bạn có thể viết chữ ký của mình trên đó; chữ ký của bạn sẽ được phản chiếu trên máy Mac.

Với bất kỳ phương pháp nào trong số này, nếu bạn cần thử lại, chỉ cần nhấn nút “Clear” ở phía dưới bên trái của cửa sổ để loại bỏ chữ ký không mong muốn. Khi bạn hài lòng với nó, hãy nhấp vào “Done”.

Bây giờ, bất cứ khi nào bạn muốn thêm chữ ký của mình vào tài liệu trong Preview, chỉ cần nhấp vào biểu tượng chữ ký và nhấn vào chữ ký của bạn. Nó sẽ xuất hiện trong một hộp trên tài liệu của bạn, sau đó bạn có thể sử dụng hộp này để điều chỉnh kích thước và vị trí.

Và nếu bạn muốn có chữ ký thứ hai hoặc thứ ba, chỉ cần tạo chúng theo cách tương tự. Sau đó, khi nhấp vào biểu tượng chữ ký, bạn sẽ thấy tất cả các chữ ký đã tạo của mình và có thể chọn chữ ký bạn muốn sử dụng. Nếu không cần một trong những chữ ký nữa, hãy di chuột qua chữ ký cho đến khi bạn thấy một dấu “x” nhỏ bên cạnh và nhấp vào đó để xóa nó.

Cách thêm chữ ký vào file PDF

Bây giờ, tất cả các bước cài đặt đã xong, chữ ký của bạn đã có mặt trên hệ thống và bạn hãy thử xem Preview giúp bạn ký văn bản nhanh như thế nào nhé.

Mở văn bản bằng Preview, làm theo các bước trên trừ việc tạo chữ ký mới, thay vào đó hãy chọn chữ ký của bạn.

Một phần nhỏ bao gồm chữ ký của bạn sẽ xuất hiện trong văn bản, bạn có thể thay đổi vị trí và kích cỡ của chữ ký. Sau khi ký xong, bạn có thể lưu văn bản lại và chia sẻ với bất kỳ ai.

Tất cả những bước này chỉ tốn của bạn khoảng một phút thôi, trừ khi bạn muốn chỉnh sửa chữ ký của mình thật đẹp.

Nếu không dùng Mac, bạn cũng có thể tạo và chèn chữ ký vào các văn bản PDF trên Windows: Cách chèn chữ ký vào file PDF bằng Foxit Reader