Định dạng có điều kiện (Conditional formatting) trong bảng tính là một tính năng tuyệt vời. Bạn chỉ cần đặt điều kiện cho các giá trị trong một ô hoặc một nhóm ô và khi đáp ứng được những điều kiện đó, các ô sẽ được đánh dấu, định dạng văn bản. Nếu muốn sử dụng định dạng có điều kiện trong Numbers trên Mac, hãy đọc bài viết sau.

Lưu ý: Trong Numbers, tính năng này được gọi là Conditional highlighting (tô màu có điều kiện).

Các loại dữ liệu sử dụng trong định dạng có điều kiện

Trước khi thêm quy tắc cho định dạng có điều kiện, đây là danh sách các loại dữ liệu bạn có thể sử dụng và các điều kiện tương ứng của nó.

• Số: Bằng, không bằng, lớn hơn, lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn, nhỏ hơn hoặc bằng, trong khoảng và không nằm trong khoảng.
• Văn bản: Là, không phải là, bắt đầu bằng, kết thúc bằng, chứa và không chứa từ, cụm từ.
• Ngày tháng: Hôm qua, hôm nay, ngày mai, trong tuần/tháng/năm, tuần/tháng/năm trước, tuần/tháng/năm tới.
• Khoảng thời gian: Tùy chọn tương tự như số.
• Dữ liệu trống: trống hoặc không trống.

Thiết lập quy tắc định dạng có điều kiện cho số

Số là loại dữ liệu phổ biến nhất được sử dụng trong bảng tính như số đơn giản, tiền, phần trăm. Để thiết lập định dạng có điều kiện cho số, chúng ta sẽ sử dụng bảng tính sản phẩm làm ví dụ. Dữ liệu này bao gồm số cho tiền tệ, giá trị và hàng tồn kho.

Giả sử chúng ta muốn nhanh chóng xem khi nào hàng tồn kho của sản phẩm xuống dưới 50 bằng cách tô đỏ những ô này trong Numbers. Đây là cách thiết lập:

Bước 1. Chọn ô trong bảng tính. Bạn có thể chọn một nhóm bằng cách click ô đầu tiên và kéo các ô còn lại hoặc chọn toàn bộ cột hoặc hàng.

Bước 2. Click vào nút Format trên cùng bên phải để mở thanh bên nếu không thấy.

Bước 3. Chọn Cell từ trên cùng của thanh bên.

Bước 4. Click vào Conditional Highlighting.

Bước 5. Click vào Add a Rule.

Bước 6. Chọn Numbers > Less than.

Bây giờ bạn có thể tùy chỉnh quy tắc của mình trong thanh bên để áp dụng định dạng có điều kiện. Nhập số (50) vào ô theo điều kiện của bạn (nhỏ hơn) và sau đó chọn định dạng từ hộp thả xuống (màu đỏ). Bạn sẽ thấy các thay đổi ngay lập tức được áp dụng nếu có các giá trị đáp ứng điều kiện. Click vào Done.

Thiết lập quy tắc định dạng có điều kiện cho văn bản

Văn bản cũng là dữ liệu được sử dụng nhiều trong bảng tính. Tính năng định dạng có điều kiện này rất tiện dụng đối với các giáo viên hoặc giáo sư sử dụng Numbers để theo dõi điểm của sinh viên.

Ví dụ, trong bảng điểm của sinh viên, chúng ta muốn tô vàng các ô có sinh viên nhận điểm F. Thực hiện theo các bước từ 1 đến 5 như trên nhưng lần này chúng ta sẽ chọn Text và Is.

Tiếp theo, tùy chỉnh quy tắc của bạn trong thanh bên. Nhập văn bản (F) vào hộp theo điều kiện (văn bản là) và sau đó chọn định dạng của bạn trong hộp thả xuống (màu vàng). Một lần nữa, bạn sẽ thấy các thay đổi ngay lập tức cho các giá trị đáp ứng điều kiện. Click vào Done.

Thiết lập định dạng có điều kiện cho ngày tháng

Một trong những cách tốt nhất để sử dụng định dạng có điều kiện cho ngày là làm nổi bật ngày quá hạn thanh toán hóa đơn. Ví dụ, chúng ta sẽ thiết lập quy tắc cho tất cả Paid Dates (ngày trả phí) đã qua Due Dates (ngày quá hạn) hiển thị chữ màu đỏ.

Thực hiện theo các bước từ 1 đến 5 như trên, sau đó chọn Dates > After the date.

Để dễ dàng thiết lập quy tắc này, thay vì nhập một giá trị vào hộp theo điều kiện, như số hoặc văn bản, chúng tôi sẽ chọn các ô.

Click vào nút bên trong hộp bạn sẽ nhập giá trị điều kiện. Sau đó, chọn các ô có chứa ngày, tiếp theo, click vào dấu tích. Bây giờ bạn có thể thấy rằng tất cả các ngày trả phí sau ngày đáo hạn sẽ có chữ màu đỏ. Click vào Done.

Thiết lập quy tắc định dạng có điều kiện cho các khoảng thời gian

Thời gian có thể không phải là loại dữ liệu phổ biến nhất trong Numbers, nhưng nếu bạn quản lý dự án hoặc theo dõi các tác vụ, định dạng có điều kiện cho khoảng thời gian sẽ tiện dụng và dễ dàng xử lý hơn.

Ví dụ này sẽ sử dụng một bảng nhiệm vụ quản lý dự án đơn giản. Ở đây, chúng ta thực hiện theo dõi thời gian mọi người dành cho các nhiệm vụ mỗi tuần. Bây giờ, chúng ta muốn thấy những ngày mọi người dành hai hoặc nhiều giờ hơn cho một nhiệm vụ duy nhất được tô bằng màu xanh lá cây. Tương tự như trên thực hiện theo các bước từ 1 đến 5, sau đó chọn Durations > Greater than or equal to.

Bây giờ, tùy chỉnh quy tắc bằng cách nhập thời lượng (2 giờ) vào ô theo điều kiện của bạn (lớn hơn hoặc bằng) và sau đó chọn định dạng trong hộp thả xuống (màu xanh lá cây). Click vào Done.

Thiết lập định dạng có điều kiện cho ô trống

Định dạng có điều kiện cho các ô trống được sử dụng nhiều trong bảng tính để tìm kiếm dữ liệu bị trống. Ví dụ, chúng ta có một bảng tính quản lý dự án, hãy tô màu xanh dương các ô khoảng thời gian trống trong bảng. Thực hiện các bước từ 1 đến 5, sau đó chọn Blank > Is blank.

Tiếp theo, chỉ cần chọn màu từ hộp thả xuống vì ở đây không có giá trị theo điều kiện, sau đó click vào Done.

Bạn có thể tự tạo kiểu cho những quy tắc định dạng có điều kiện ở trên. Khi đến phần chọn định dạng từ hộp thả xuống, hãy đi đến cuối và click vào Custom Style. Bạn có thể định dạng văn bản bằng kiểu in nghiêng, bôi đậm, gạch chân hoặc gạch ngang. Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng màu cho văn bản cùng với những ô được tô màu để kết hợp tất cả các loại định dạng phù hợp với nhu cầu.

Ví dụ, hình ảnh bên dưới sẽ tô màu và bôi đậm màu đỏ các chữ trong ô nếu giá trị của ô là 20 USD hoặc lớn hơn.

Chúc các bạn thực hiện thành công!