Bạn có thể dành nhiều thời gian cho việc định dạng và lập công thức tính toán trong bảng tính của mình, nhưng tất cả công việc của bạn đều lãng phí nếu như một ai đó nhập giá trị không phù hợp vào đó. Thông thường thì bạn sẽ sửa lại các lỗi nhập liệu khi gặp tình trạng này, nhưng đâu là điều thiết thực nhất mà bạn có thể tránh các lỗi nhập liệu? Hãy áp dụng các phương thức cơ bản dưới đây:
1. Xác nhận giá trị đầu vào
Việc sử dụng tính năng Data Validation trong Excel có thể loại bỏ dữ liệu không phù hợp khi người dùng nhập vào. Nghĩa là bạn sẽ chỉ rõ các điều kiện mà một giá trị phải đáp ứng, và khi đó Excel sẽ bác bỏ giá trị không đáp ứng điều kiện đưa ra và thông báo lỗi nhập liệu.
Để xác nhận dữ liệu nhập vào, từ giao diện cửa sổ MS Excel 2007/2010 bạn duyệt đến thẻ Data, nhấn vào biểu tượng Data Validation và chọn Data Validation (Với phiên bản Excel 2003 thì chọn Validation từ danh mục Data), tại cửa sổ hiện ra, bạn click vào thẻ Settings, trong khung Validation criteria hãy chọn Decimal cho mục Allow, between cho mục Data và nhập giá trị Minimum và Maximum phía dưới và nhấn OK để thừa nhận. Chẳng hạn ở đây chúng tôi nhập giá trị từ 1 đến 1000, khi đó nếu người dùng nhập liệu ngoài vùng dữ liệu này thì lập tức sẽ có thông báo lỗi.
Lưu ý: Bạn phải chọn vùng dữ liệu trên bảng tính trước khi thực hiện việc xác nhận.
Ngoài ra, bạn có thể thiết lập thông báo điều kiện nhập liệu bằng cách chọn thẻ Input Message rồi nhập tiêu đề và nội dung hiển thị. Để tạo một cảnh báo bằng tiếng việt-cảnh báo này hiện ra ngay sau khi nhập sai dữ liệu (mặc định là tiếng anh), bạn chọn thẻ Error Alert, chọn kiểu hiển thị tại mục Style có thể là Stop, Warning hoặc Information, tiếp đến nhập tiêu đề và nội dung cảnh báo.
2. Không nên sử dụng tính năng AutoComplete
AutoComplete trong Excel là tính năng tự động hoàn chỉnh dữ liệu nhập ngay sau khi người dùng nhập giá trị đầu vào phù hợp hay có ký tự gần giống với giá trị hiện có. Và như vậy thì AutoComplete sẽ làm giảm thời gian nhập liệu nhưng nó có thể tăng khả năng nhập liệu sai khi có rất nhiều giá trị giống nhau.
Để vô hiệu hóa tính năng này, bạn nhấn vào nút Office Button và chọn Excel Options, trong Panel bên trái hãy click lên mục Advanced, sau đó bỏ chọn trước dòng chữ Enable AutoComplete For Cell Values và OK (Đối với Excel 2003 bạn phải chọn Options từ Menu Tools, và chọn thẻ Edit).
3. Sử dụng một danh sách động (Dynamic list)
Thêm hoặc xóa các giá trị sẽ không cập nhật các mục trong một danh sách đã xác nhận nếu chúng ta không sử dụng tính năng tham chiếu trong Excel. Đối với Excel 2007 và 2010, khi chuyển đổi một danh sách đã có thành bảng rồi tạo một list mới liên kết qua bảng này. Khi đó, nếu người dùng thêm hoặc xóa dữ liệu từ bảng thì trong list cũng tự động thay đổi theo.
Khi bạn thêm hoặc xóa dữ liệu trong cột L thì list N sẽ tự động cập nhật theo
Trước hết, bạn chọn vùng dữ liệu trên một cột đơn, sau đó vào thẻ Insert chọn biểu tượng Table từ nhóm Tables, trong cửa sổ create Table bạn đánh dấu kiểm trước mục My table has headers và nhấn OK. Khi đó toàn bộ dữ liệu này đã chuyển thành bảng. Bây giờ bạn chọn một ô trống bất kỳ rồi vào thẻ Data và nhấn chọn Data Validation như trên, nhưng trong thẻ Settings, đối với mục Allow bạn phải chọn List, click chuột vào ô Soucre và khoanh vùng dữ liệu là bảng đã tạo rồi nhấn OK, list vừa tạo sẽ giống như bạn sử dụng tính năng Filter.