Ở chương trước, bạn đã được học cách sắp xếp và lọc dữ liệu để quản lý thông tin trong bảng tốt hơn. Trong chương này, bạn sẽ được biết một cách lọc và sắp xếp dữ liệu nữa, đây là công cụ mạnh được cung cấp bởi Access – Queries (truy vấn). Giống như filter (bộ lọc), các truy vấn Access cho phép bạn lựa chọn dữ liệu từ bảng. Tuy nhiên, các truy vấn hoạt động mạnh hơn bộ lọc.

Kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được các nội dung sau:

• Các truy vấn là gì?
• Các loại truy vấn nào mà Access cho phép tạo.
• Cách để lưu giữ các truy vấn.
• Cách sử dụng Query Wizards
• Cách thiết kế các truy vấn riêng
• Cách sử dụng lưới QBE
• Cách thiết lập các thuộc tính trong một truy vấn.

Bài 21: Tìm hiểu về các Truy vấn

Theo từ tiếng anh bình thường, một truy vấn là một câu hỏi. Thực tế, đó cũng là một truy vấn trong Access. Tóm lại, Access cho phép bạn đưa ra một câu hỏi đã được thiết kế để trả về một số các bảng ghi từ một bảng. Ví dụ “hãy hiển thị các đơn đặt hàng đã nhập trong 30 ngày gần nhất có giá trên 5000$”. Đây là một truy vấn, và bạn có thể tạo dễ dàng trong Access. Mặc dù bạn không thể phát biểu truy vấn trong cuộc đàm thoại thường sử dụng, Access cho một phạm vi trong việc xác định những bản ghi mà bạn muốn xem.

Các loại truy vấn

Access hỗ trợ 5 loại truy vấn khác nhau. Mỗi truy vấn thực hiện một thao tác khác nhau trong mối quan hệ tới dữ liệu trong bảng. Sau đây là 5 loại truy vấn:

• Select query. Đây là loại truy vấn đơn giản nhất bạn có thể tạo. Một truy vấn lựa chọn trả về số các bản ghi dựa trên tiêu chuẩn mà bạn chỉ định. Trong nhiều trường hợp, loại truy vấn này tương tự như một filter (trở lại chương trước).

• Action query. Truy vấn này thực hiện hành động trên dữ liệu đã được phục hồi. Ví dụ, truy vấn có thể tạo một bảng mới và chuyển các bản ghi vào nó, hoặc có thể xóa các bản ghi trong bảng hiện thời.

• Crosstab query. Truy vấn này đưa ra thông tin trong một bảng tính – quản lý tương tự như Datasheet. (Crosstab là một từ được ghép bởi cross-tabulation). Bạn có thể sử dụng truy vấn này để tổng hợp và tính tổng dựa trên nội dung các trường khác nhau.

• Parameter query (Truy vấn tham số). Truy vấn này làm việc trong mối quan hệ với các truy vấn khác. Khi thực hiện truy vấn này, Access hỏi bạn để thiết lập các câu hỏi. Truy vấn sử dụng các câu trả lời để hoàn thành công việc của nó. Bạn có thể nghĩ loại truy vấn này như một “truy vấn với giao diện người dùng.”

• SQL query (truy vấn SQL): Để xác định các loại truy vấn, bạn phải sử dụng SQL (Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc). SQL cung cấp một cách để giao tiếp với các loại cơ sở dữ liệu khác nhau hoặc thiết kế cơ sở dữ liệu trên mạng.

Bạn có thể đưa ra ý kiến từ việc xem danh sách các truy vấn này để có thể sử dụng truy vấn được nhiều hơn việc chỉ là những câu hỏi về dữ liệu (và bạn phải làm đúng). Các truy vấn có thể làm được nhiều và nhiều hơn nữa. Loại truy vấn mà bạn sử dụng dựa vào những gì bạn muốn hoàn thành. Khi thực hành hết chương này, bạn sẽ học cách tạo nhiều loại truy vấn khác nhau.

Như bạn biết, Access cho phép truy vấn tới các thông tin trong bảng. Thêm vào đó, nó cũng cho phép truy vấn các thông tin trong các truy vấn. Trong khi cách này nghe như không cần thiết, thực hiện một truy vấn là một thao tác mạnh mẽ và tiện lợi. Một truy vấn thường trả về một tập hợp thông tin con trong một bảng; thực tế, tập hợp con này trông như một bảng bình thường, dù nó là bảng dựa vào bảng khác. Bạn có thể sử dụng tập hợp con như là cơ sở cho các truy vấn tiếp. Do vậy, bạn có thể truy vấn dữ liệu từ một bảng và truy vấn chính nó. Thậm chí truy vấn kết quả của bảng thứ hai! Access khá là mạnh và linh hoạt khi thực hiện các truy vấn.

Cách Access lưu giữ các truy vấn

Trong Access, bạn lưu các truy vấn với cơ sở dữ liệu; chúng là thành phần khác của cơ sở dữ liệu, một đối tượng khác giống như tables (bảng), reports (báo cáo) hay macros. Ở chương 5, “Sắp xếp và lọc thông tin” , bạn đã học cách lưu một bộ lọc như một truy vấn, và bạn lưu nó dưới một tên. Bạn có thể thấy những truy vấn nào đã được xác định cho cơ sở dữ liệu bằng cách kích chuột vào nút Queries trong cửa sổ Database. Khi làm việc với cơ sở dữ liệu mới hay một cơ sở dữ liệu mà các truy vấn chưa được xác định, Access hiển thị không có truy vấn nào trong cửa sổ không kể các tùy chọn cho phép bạn tạo các truy vấn mới, hình 1.

Hình 1: Cửa sổ Database với nút Queries được lựa chọn

Chú ý rằng khi bạn kích chuột vào nút Queries, Access thực hiện tương tự các nút sẵn có như khi kích chuột vào nút Tables. Trong Access, bạn thực hiện nhiều hành động như nhau để điều khiển các truy vấn giống như với bảng. Ví dụ, bạn có thể sao chép các truy vấn, đổi tên và xóa chúng. Bạn cũng có thể tạo một truy vấn mới và thay đổi các truy vẫn sẵn có.

Access cung cấp cho bạn hai cách để tạo truy vấn. Bạn có thể sử dụng một trong những truy vấn Wizards hoặc tạo một truy vấn từ đầu. Trong phần cuối của chương này, bạn sẽ học cách để tạo các truy vấn sử dụng cả hai phương thức đó.