Trong quá trình vận hành hệ thống bán hàng thực tế, việc phát sinh lỗi khi nhập liệu hoặc thay đổi thông tin sau khi phiếu đã tạo là điều không thể tránh khỏi. Đó có thể là lỗi sai về số lượng, giá trị, thông tin nhà cung cấp hoặc lý do xuất kho. Hệ thống Shop-main được xây dựng để hỗ trợ người dùng dễ dàng điều chỉnh các phiếu nhập – xuất hàng, cũng như xử lý các tình huống trả hàng từ khách hoặc trả lại cho nhà cung cấp.

Đối với phiếu nhập kho, sau khi được tạo và lưu, người dùng có thể quay lại chỉnh sửa nếu chưa bị khóa hoặc chưa phát sinh các nghiệp vụ liên quan. Các thông tin có thể điều chỉnh bao gồm nhà cung cấp, thời gian nhập, sản phẩm, số lượng và giá trị nhập. Việc điều chỉnh này được hệ thống ghi nhận vào log thay đổi nhằm đảm bảo truy vết lịch sử và kiểm soát thao tác của người dùng. Nếu phiếu đã được sử dụng để tính công nợ hoặc thống kê, việc điều chỉnh sẽ yêu cầu có quyền cao hơn và có thể cần xác nhận từ quản trị viên.

Tương tự, các phiếu xuất kho cũng có thể được điều chỉnh trong một số trường hợp như xuất nhầm sản phẩm, ghi sai lý do xuất, hoặc thay đổi số lượng do phát hiện sai lệch trước khi giao hàng. Khi người dùng thực hiện thao tác cập nhật, hệ thống sẽ cập nhật lại tồn kho tương ứng, đồng thời có thể cập nhật lại trạng thái của các đơn hàng liên quan nếu phiếu xuất đó gắn với một đơn đặt hàng cụ thể.

Một tình huống phổ biến khác là khách hàng trả lại hàng sau khi mua, hoặc cửa hàng trả lại hàng đã nhập không đạt yêu cầu cho nhà cung cấp. Trong trường hợp này, hệ thống cho phép tạo các phiếu trả hàng, bao gồm trả hàng bán và trả hàng nhập. Với trả hàng bán, người dùng chọn đơn hàng gốc hoặc tạo phiếu trả độc lập, nhập số lượng và lý do trả như sản phẩm lỗi, không đúng mô tả hoặc bị dư hàng. Số lượng trả sẽ được cộng lại vào kho nếu hàng còn sử dụng được, hoặc cập nhật trạng thái loại bỏ nếu hàng bị hư hỏng.

Với trả hàng nhập, người dùng sẽ chọn phiếu nhập ban đầu hoặc khai báo trực tiếp nhà cung cấp, lý do trả và danh sách sản phẩm không đạt yêu cầu. Phiếu trả nhập cũng sẽ cập nhật lại tồn kho và có thể được sử dụng để điều chỉnh công nợ với nhà cung cấp trong báo cáo tài chính. Việc xử lý trả hàng cần sự phối hợp giữa bộ phận kho, kế toán và bán hàng để đảm bảo tính minh bạch và chính xác.

Hệ thống cũng cung cấp cơ chế kiểm tra quyền truy cập và xác nhận thao tác đối với các phiếu điều chỉnh và trả hàng. Các phiếu sau khi sửa đổi sẽ được đánh dấu là đã điều chỉnh, và người quản trị có thể xem lịch sử chỉnh sửa chi tiết để biết ai đã sửa, sửa gì, và sửa vào thời điểm nào. Điều này giúp đảm bảo an toàn dữ liệu và trách nhiệm người sử dụng.

Tổng kết lại, các chức năng điều chỉnh phiếu và trả hàng trong hệ thống Shop-main là rất thiết thực và phù hợp với nhu cầu vận hành thực tế của các cửa hàng và doanh nghiệp. Việc cho phép xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh sau khi tạo phiếu không chỉ giúp giảm sai sót mà còn tăng tính chuyên nghiệp và tin cậy của hệ thống quản lý bán hàng.