Microsoft Word là một ứng dụng xử lý văn bản cho phép bạn tạo nhiều loại tài liệu, bao gồm thư, sơ yếu lý lịch, v.v… Trong bài viết này, bạn sẽ học cách điều hướng giao diện Word 2019 và làm quen với một số tính năng quan trọng nhất của chương trình, chẳng hạn như Ribbon, Quick Access Toolbar và Backstage view.

Giao diện Word

Khi bạn mở Word lần đầu tiên, Start Screen sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn sẽ có thể tạo tài liệu mới, chọn template và truy cập các tài liệu đã chỉnh sửa gần đây của mình.

Từ Start Screen, định vị và chọn Blank document để truy cập giao diện Word.

Làm việc với môi trường Word

Tất cả các phiên bản Word gần đây đều bao gồm Ribbon và Quick Access Toolbar, nơi bạn sẽ tìm thấy các lệnh để thực hiện các tác vụ phổ biến trong Word, cũng như Backstage view.

Ribbon

Word sử dụng hệ thống Ribbon theo tab thay vì các menu truyền thống. Thanh Ribbon chứa nhiều tab, bạn có thể tìm thấy tab này ở gần đầu cửa sổ Word.

Mỗi tab chứa một số nhóm lệnh liên quan. Ví dụ, nhóm Font trên tab Home chứa các lệnh để định dạng văn bản trong tài liệu.

Một số nhóm cũng có một mũi tên nhỏ ở góc dưới cùng bên phải mà bạn có thể nhấp vào để có thêm tùy chọn.

Hiển thị và ẩn Ribbon

Nếu thấy rằng thanh Ribbon chiếm quá nhiều không gian màn hình, bạn có thể ẩn nó đi. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào mũi tên Ribbon Display Options ở góc trên bên phải của Ribbon, sau đó chọn tùy chọn mong muốn từ menu drop-down:

• Auto-hide Ribbon: Tự động ẩn hiển thị tài liệu ở chế độ toàn màn hình và ẩn hoàn toàn Ribbon khỏi chế độ xem. Để hiển thị Ribbon, hãy nhấp vào lệnh Expand Ribbon ở đầu màn hình.
• Show Tabs: Tùy chọn này ẩn tất cả các nhóm lệnh khi chúng không được sử dụng, nhưng các tab sẽ vẫn hiển thị. Để hiển thị Ribbon, chỉ cần nhấp vào một tab.
• Show Tabs and Commands: Tùy chọn này tối đa hóa Ribbon. Tất cả các tab và lệnh sẽ hiển thị. Tùy chọn này được chọn theo mặc định khi bạn mở Word lần đầu tiên.

Sử dụng tính năng Tell me

Nếu bạn gặp khó khăn khi tìm một lệnh mình muốn, tính năng Tell me có thể giúp ích cho bạn. Nó hoạt động giống như một thanh tìm kiếm thông thường. Nhập những gì bạn đang tìm kiếm và danh sách các tùy chọn sẽ xuất hiện. Sau đó, bạn có thể sử dụng lệnh trực tiếp từ menu mà không cần phải tìm nó trên Ribbon.

Quick Access Toolbar

Nằm ngay phía trên Ribbon, Quick Access Toolbar cho phép bạn truy cập các lệnh phổ biến bất kể tab nào được chọn. Theo mặc định, nó hiển thị các lệnh Save, Undo và Redo, nhưng bạn có thể thêm các lệnh khác tùy theo nhu cầu của mình.

Để thêm lệnh vào Quick Access Toolbar:

1. Bấm vào mũi tên drop-down ở bên phải của Quick Access Toolbar.

2. Chọn lệnh bạn muốn thêm từ menu.

3. Lệnh sẽ được thêm vào Quick Access Toolbar.

Ruler

Ruler nằm ở trên cùng và bên trái tài liệu. Nó giúp bạn dễ dàng điều chỉnh tài liệu của mình một cách chính xác. Nếu muốn, bạn có thể ẩn Ruler để tạo thêm không gian màn hình.

Để hiển thị hoặc ẩn Ruler:

1. Nhấp vào tab View.

2. Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh Ruler để hiển thị hoặc ẩn Ruler.

Backstage view

Backstage view cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn khác nhau để lưu, mở file, in và chia sẻ tài liệu.

Để truy cập Backstage view, hãy bấm vào tab File trên Ribbon.

Các chế độ xem tài liệu và zoom

Word có nhiều tùy chọn xem thay đổi cách hiển thị tài liệu. Bạn có thể chọn xem tài liệu của mình ở Read Mode, Print Layout hoặc Web Layout. Các chế độ xem này có thể hữu ích cho nhiều tác vụ khác nhau, đặc biệt nếu bạn định in tài liệu. Bạn cũng có thể phóng to và thu nhỏ để làm cho tài liệu dễ đọc hơn.

Chuyển đổi chế độ xem tài liệu

Dễ dàng chuyển đổi giữa các chế độ xem tài liệu khác nhau. Chỉ cần xác định vị trí và chọn lệnh xem tài liệu mong muốn ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ Word.

• Read Mode: Chế độ xem này mở tài liệu ra toàn màn hình. Chế độ xem này rất phù hợp để đọc một lượng lớn văn bản hoặc đơn giản là xem lại công việc.

• Print Layout: Đây là chế độ xem tài liệu mặc định trong Word. Nó cho biết tài liệu sẽ trông như thế nào trên trang in.

• Web Layout: Chế độ xem này hiển thị tài liệu dưới dạng trang web, điều này có thể hữu ích nếu bạn đang sử dụng Word để xuất bản nội dung trực tuyến.

Phóng to và thu nhỏ

Để phóng to hoặc thu nhỏ, hãy nhấp và kéo thanh trượt điều khiển mức độ zoom ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ Word. Bạn cũng có thể chọn các lệnh + hoặc - để phóng to hoặc thu nhỏ theo số gia nhỏ hơn. Con số bên cạnh thanh trượt hiển thị phần trăm zoom hiện tại, còn được gọi là mức zoom.