PowerPoint là công cụ không thể thiếu trong các buổi thuyết trình, hội thảo. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tận dụng tối đa sức mạnh của phần mềm này. Bài viết này sẽ giúp bạn bật mí 4 quy tắc vàng để tạo nên những bản thuyết trình PowerPoint chuyên nghiệp, gây ấn tượng mạnh với khán giả.

Chọn phông chữ phù hợp

Sử dụng phông chữ ấn tượng, lạ mắt hoặc thậm chí là kỳ quặc có thể rất hấp dẫn. Nhưng bạn phải cân nhắc đến khả năng thích hợp của phông chữ. Và nhất là những Font chữ phù hợp cho tiếng việt. Tránh các Font bị lỗi, gây khó chịu cho khán giả. 

Bạn muốn người xem dễ dàng nhìn thấy tiêu đề và dấu đầu dòng của bạn. Hãy cân nhắc hai kiểu phông chữ cơ bản: Serif và Sans serif - Phông chữ có chân và Phông chữ không có chân.

Phông chữ Serif-phông chữ có chân mang tính trang trí hơn, có vẻ ngoài cổ điển và thường được sử dụng trong các ấn phẩm in. Mỗi chữ cái có một nét kéo dài từ một điểm trong chữ cái. Các kiểu chữ Serif phổ biến bao gồm Times New Roman, Georgia, Garamond và Baskerville.

Phông chữ Sans serif-phông chữ không chân chính xác hơn, có giao diện gọn gàng và thường được sử dụng trong các ấn phẩm kỹ thuật số. Mỗi chữ cái đều rõ ràng, không có cánh hoặc đường cong ở các điểm. Các kiểu Sans serif phổ biến bao gồm Arial, Calibri, Verdana, Tahoma. 

Do các nét kéo dài, phông chữ có chân Serif có thể hơi mờ trên màn hình. Điều này khiến phông chữ không chân  Sans serif trở thành lựa chọn được ưa chuộng. Điểm quan trọng nữa là bạn nên duy trì tính nhất quán và sử dụng cùng một kiểu, Serif hoặc Sans serif, cho tất cả các phông chữ trong trình chiếu.

Chọn màu sắc dễ chịu cho người xem 

Màu sắc bạn sử dụng trong bài thuyết trình PowerPoint có thể quan trọng như nội dung vậy. Bạn muốn sử dụng những màu làm tăng vẻ đẹp của bản trình chiếu, không gây mất tập trung hoặc khiến khán giả đau đầu.

Như Robert Lane của Microsoft giải thích trong bài viết của ông về việc kết hợp màu sắc trong PowerPoint, việc trộn màu đỏ với màu xanh biển hoặc đỏ với màu xanh lá cây có thể gây mỏi mắt. Thêm vào đó, hỗn hợp màu đỏ và màu xanh lá cây rất khó nhìn đối với những người bị mù màu.

Bài viết đề cập rằng các màu ấm như đỏ, cam và vàng sẽ bắt mắt, trong khi các màu lạnh như xanh lam, xanh lá cây và tím ít thu hút sự chú ý hơn. Ngoài ra, các màu sáng hơn dễ nhận thấy hơn màu tối.

Một trong những cách dễ nhất để chọn màu cho bài thuyết trình của bạn là sử dụng chủ đề tích hợp sẵn trong PowerPoint. Chọn tab Design và bạn sẽ thấy một bộ sưu tập Themes trong thanh công cụ.

Sau khi chọn một chủ đề, bạn có thể sử dụng phần Variants để chọn một bảng màu khác. Mỗi bảng màu bao gồm 8 màu bổ sung. Bạn cũng có thể chọn kiểu phông chữ bạn muốn sử dụng trong menu thả xuống Variants.

Lưu ý: Hãy chú ý các font chữ có sẵn gây hiện tượng lỗi font đối với tiếng việt.

Đừng lạm dụng hoạt ảnh (Animations) và hiệu ứng

Hoạt ảnh (Animations) có thể là phần bổ sung thu hút sự chú ý vào trình chiếu. Nhưng nếu bạn sử dụng quá nhiều hoặc không đúng cách, chúng có thể gây bất lợi cho bài thuyết trình của bạn và khiến người xem mất hứng. Điều tốt nhất cần làm là cân nhắc đối tượng và mục đích của bài thuyết trình.

Ví dụ, nếu bạn đang trình bày bài thuyết trình cho một lớp học gồm các học sinh 8 tuổi, sử dụng hoạt ảnh có thể thu hút và giữ sự chú ý của các em học sinh nhiều hơn là hình ảnh hoặc từ ngữ đơn giản. Tuy nhiên, nếu bạn đang trình bày trong các cuộc họp công ty, sử dụng hoạt ảnh có thể bị coi là thiếu chuyên nghiệp. Ngoài ra, hãy cẩn thận khi chèn video vào PowerPoint - chỉ nên làm như vậy khi có liên quan đến video. 

• Tham khảo: Cách chèn video vào bài thuyết trình PowerPoint

Nếu bạn thực sự muốn đưa hoạt ảnh vào bài thuyết trình, hãy làm cho chúng tinh tế hoặc có mục đích. Ví dụ, bạn có thể muốn mở rộng từng điểm bullet trong danh sách của mình. Bạn có thể tạo hoạt ảnh để hiển thị từng điểm một và chỉ khi bạn nhấp.

Để thực hiện việc này, hãy chọn điểm đầu tiên, chuyển đến tab Animations và chọn hiệu ứng Appear. Sau đó, trong phần Timing của thanh công cụ, hãy chọn On click trong mục Start. Thực hiện tương tự cho từng điểm đầu trong danh sách của bạn.

Điều này tạo ra một hình ảnh động đơn giản giúp ích cho bài thuyết trình của bạn. Nó không gây mất tập trung mà thay vào đó giúp khán giả tập trung vào chủ đề đang nói của bạn.

Sử dụng quy tắc vàng trình bày trong PowerPoint

Quy tắc 10/20/30 của PowerPoint là gì? Quy tắc 5/5 là gì? Còn quy tắc 5/5/5 và 7/7 thì sao? Đây là những tiêu chuẩn khác nhau mà nhiều người khuyên dùng khi tạo bài thuyết trình PowerPoint của bạn.

• Nguyên tắc 10/20/30: Không có quá 10 trang chiếu, mỗi bài thuyết trình không dài quá 20 phút và cỡ chữ không nhỏ hơn 30 điểm.
• Nguyên tắc 5/5: Không có quá 5 từ trên một dòng và 5 dòng trên một slide.
• Nguyên tắc 5/5/5: Không có quá 5 từ trên một dòng, 5 dòng trên một slide và 5 slide có nhiều chữ liên tiếp.
• Nguyên tắc 7/7: Không có quá 7 từ trên một dòng và 7 dòng trên một slide.

Về cơ bản, mỗi quy tắc này đều có nghĩa là: Hãy đơn giản hóa.

Quy tắc đầu tiên, 10/20/30, là quy tắc tốt để tuân theo cho bài thuyết trình tổng thể của bạn. Mặc dù không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được tuy nhiên bài thuyết trình càng ngắn gọn thì càng thành công.

3 quy tắc cuối cùng hữu ích khi bạn thêm văn bản vào slide của mình. Như bạn đã biết, bài thuyết trình là trực quan. Sử dụng quá nhiều văn bản có nghĩa là khán giả của bạn sẽ đọc nhiều hơn là xem.

Hy vọng rằng những phương pháp hay nhất này sẽ giúp bạn tạo ra một bản trình chiếu đáng nhớ và hiệu quả. Để biết thêm những cách khác để bài thuyết trình của bạn thu hút hơn hãy theo dõi để bỏ túi những mẹo vặt hữu ích nhé!