Các ô trống trong Excel, ô thừa trong bảng Excel sẽ khiến bảng của bạn mất tính chuyên nghiệp và thẩm mỹ. Những ô trống này sẽ ảnh hưởng tới việc bạn tính toán hay áp dụng các hàm trong Excel. Để dễ dàng tìm kiếm và tính toán những ô trống trong Excel thì bạn có thể thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Chúng ta có thể sử dụng hàm để tìm ô trống trong Excel, hay sử dụng ngay tính năng tìm kiếm trong Excel. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn tìm ô trống trong Excel.
Tìm ô trống trong Excel bằng Find
Bước 1:
Tại giao diện trong bảng dữ liệu Excel, chúng ta khoanh vùng dữ liệu cần tìm ô trống, sau đó nhấn tiếp vào Find&Select rồi chọn tiếp tính năng Find.
Bước 2:
Hiển thị giao diện tìm kiếm nội dung, bạn nhấn vào nút Options để mở rộng tùy chọn tìm kiếm trong bảng Excel.
Bước 3:
Lúc này chúng ta sẽ thấy có 3 tùy chọn đề điều chỉnh gồm:
- Within: Tìm trong trang tính.
- Search: Tìm theo hàng hoặc theo cột tùy vào bảng.
- Look In: Values.
Khi đã thiết lập xong thì bạn nhấn vào Find Next để tìm kiếm dữ liệu theo những thiết lập đã tạo.
Bước 4:
Kết quả những ô trống sẽ được hiển thị để chúng ta được biết. Khi bạn nhấn lần lượt vào Find Next thì chúng ta sẽ được di chuyển ngay tới những ô trống và được làm nổi bật hơn so với những ô có dữ liệu khác trong bảng Excel.
Nếu nhấn vào Find All sẽ hiện nhanh số lượng ô trống và vị trí của những ô trống đó tại cột Cell như hình dưới đây.
Hướng dẫn tìm ô trống Excel bằng hàm COUNTBLANK
Chúng ta có bảng thống kê số lượng dưới đây với nhiều ô trống ngẫu nhiên.
Tại ô nhập số lượng ô trống không có giá trị, người dùng nhập công thức =COUNTBLANK(B2:E11) rồi nhấn Enter, trong đó B2:E11 là vùng dữ liệu mà người dùng cần đếm số ô trống dữ liệu.
Kết quả chúng ta đã có được số lượng ô trống không có giá trị trong bảng dữ liệu Excel.
Bước 2:
Để phân biệt rõ các ô trống trong bảng Excel, người dùng có thể tô màu thông qua tính năng điều kiện trong Excel. Trước hết người dùng bôi đen toàn bộ bảng tính Excel rồi nhấn tiếp vào Conditional Formatting rồi chọn tiếp New Rule.
Bước 3:
Hiển thị giao diện New Formatting Rule để chúng ta đặt điều kiện cho bảng tính. Chúng ta click chọn Use a formula to determine which Cells to format trong danh sách bên dưới.
Bước 4:
Chuyển sang giao diện mới chúng ta nhập hàm =ISBLANK(B2), trong đó B2 là ô đầu tiên trong bảng tính cần sử dụng điều kiện rồi nhấn tiếp vào nút Format.
Hiển thị giao diện Format Cells rồi nhấn vào tab Fill và chọn màu sắc để phân biệt với những ô trống không có giá trị.
Bước 5:
Cuối cùng người dùng nhấn OK để xác nhận điều kiện mới cho bảng dữ liệu, tô màu các ô chứa giá trị rỗng trong bảng.
Kết quả bảng số liệu đã có sự phân biệt giữa những ô có giá trị và những ô rỗng qua màu sắc mà chúng ta đã chọn.
Chỉ với thao tác rất đơn giản mà chúng ta đã xác định được số lượng ô trống, không có giá trị trong bảng dữ liệu Excel. Những ô trống đó cũng đã được phân biệt thông qua màu sắc dựa vào định dạng có điều kiện mà chúng ta thiết lập.
Video hướng dẫn tính và tô màu ô trống Excel