Bài viết được thực hiện trên phiên bản Excel 365, có thể sử dụng tương tự trên các phiên bản Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019.
1Nguyên nhân lỗi
Nguyên nhân gây ra lỗi định dạng số là do bạn sao chép dữ liệu từ một nguồn dữ liệu bên ngoài khác vào Excel và vô tình khiến nó trở thành định dạng văn bản (text format).
Điều này sẽ khiến cho số bị căn trái thay vì căn phải trong ô, kèm theo chỉ báo lỗi ở góc trên bên trái của ô. Đồng thời, lỗi định dạng số cũng sẽ khiến cho việc tính toán hoặc sắp xếp thứ tự ô không thể thực hiện được.
2Cách tìm kiếm dữ liệu bị lỗi
Có nhiều trường hợp số bị lỗi định dạng nhưng không hiển thị đánh dấu lỗi ở góc trái của ô do bạn đã tắt tính năng kiểm tra lỗi đi hoặc bị định dạng khác đè lên.
Khi đó, bạn có thể dùng công cụ Auto Filter để kiểm tra dữ liệu bị lỗi một cách chính xác bằng các bước sau:
Bước 1: Chọn cột dữ liệu bạn cần kiểm tra lỗi.
Bước 2: Tại tab Home, chọn Sort & Filter > Filter. Hoặc tại tab Data, chọn Filter.
Bước 3: Bấm vào dấu mũi tên bên cạnh cột dữ liệu được lọc. Khi đó bạn sẽ thấy các số được sắp xếp trong cửa sổ dữ liệu lọc theo nguyên tắc tăng dần từ nhỏ đến lớn (kể cả số âm).
Trong khi đó, những số không phải định dạng số sẽ được xếp sau cùng. Do đó, bạn có thể dễ dàng phát hiện những số bị lỗi định dạng số.
3Cách sửa lỗi
Cách 1: Chuyển bằng cách kiểm tra lỗi tự động
Để chuyển số có định dạng văn bản về đúng định dạng số bằng cách kiểm tra lỗi tự động, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn ô hoặc phạm vi ô có chứa chỉ báo lỗi định dạng số ở góc trên bên trái.
Cách chọn ô, phạm vi, hàng hoặc cột:
| Vùng chọn | Cách làm |
|---|
| Một ô đơn | Bấm vào ô hoặc nhấn phím mũi tên để di chuyển tới ô. |
| Một phạm vi các ô | - Bấm vào ô đầu tiên rồi kéo thả chuột đến ô cuối cùng trong phạm vi.
- Bạn cũng có thể bấm giữ phím Shift hoặc bấm phím F8, đồng thời sử dụng các phím mũi tên để mở rộng vùng chọn.
- Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn ô đầu tiên rồi nhấn giữ Shift trong khi bấm ô cuối cùng trong phạm vi đó.
|
| Tất cả các ô trên trang tính | - Bấm nút Chọn tất cả ở góc trên cùng bên trái bảng tính.
- Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + A để chọn toàn bộ trang tính.
- Nếu trang tính có dữ liệu, Ctrl + A sẽ chọn vùng dữ liệu hiện tại, bấm tiếp lần thứ 2 sẽ chọn toàn bộ trang tính.
|
| Phạm vi các ô hoặc các ô không liền kề | - Chọn ô đầu tiên hoặc phạm vi ô rồi nhấn giữ Ctrl trong lúc chọn các ô hay phạm vi ô khác.
- Bạn cũng có thể chọn ô hoặc phạm vi ô đầu tiên, rồi nhấn Shift + F8 để thêm một ô hoặc phạm vi ô không liền kề khác vào vùng chọn.
- Để bỏ chọn một ô hoặc một phạm vi ô ở một vùng chọn không liền kề, bạn cần phải huỷ bỏ toàn bộ vùng chọn hiện tại.
|
| Toàn bộ hàng hoặc cột | - Bấm vào đầu đề hàng hoặc cột.
- Bạn cũng có thể lựa chọn các ô trong một hàng hay cột bằng cách chọn ô đầu tiên rồi nhấn Ctrl + Shift + phím mũi tên (mũi tên Phải hoặc Trái đối với hàng, mũi tên Lên hoặc Xuống đối với cột).
- Nếu hàng hoặc cột đó đang chứa dữ liệu, nhấn Ctrl + Shift + phím mũi tên sẽ chọn hàng hoặc cột đó tới ô được dùng lần cuối, bấm tiếp lần thứ 2 sẽ chọn toàn bộ hàng hoặc cột.
|
| Các cột hoặc hàng liền kề | - Kéo thả chuột qua các đầu đề hàng hoặc đầu đề cột.
- Bạn cũng có thể chọn hàng cột đầu tiên, sau đó bấm giữ phím Shift và chọn hàng hoặc cột cuối cùng.
|
| Các cột hoặc hàng không liền kề | Chọn hàng hoặc cột đầu tiên, sau đó nhấn giữ Ctrl trong khi chọn hàng hoặc cột khác cần thêm vào cùng chọn. |
| Ô đầu tiên hoặc ô cuối cùng trong một hàng hay cột | Chọn một ô trong hàng hoặc cột đó rồi nhấn Ctrl + phím mũi tên (mũi tên Phải hoặc Trái đối với hàng, mũi tên Lên hoặc Xuống đối với cột). |
| Ô đầu tiên hoặc ô cuối cùng trên một trang tính hoặc trong một bảng Microsoft Office Excel | - Dùng tổ hợp phím Ctrl + Home để chọn ô đầu tiên trên trang tính hoặc trong danh sách Excel.
- Dùng tổ hợp phím Ctrl + End để chọn ô cuối cùng trên trang tính hoặc trong danh sách Excel chứa dữ liệu hoặc định dạng.
|
| Các ô cho tới ô dùng lần cuối trên trang tính (góc dưới bên phải) | Chọn ô đầu tiền rồi nhấn Ctrl + Shift + End để mở rộng vùng chọn các ô tới ô cuối cùng được dùng trên trang tính (góc dưới bên phải). |
| Các ô cho tới đầu trang tính | Chọn ô đầu tiên rồi nhấn Ctrl + Shift + Home để mở rộng vùng chọn ô tới đầu trang tính. |
Để huỷ bỏ vùng chọn hiện tại, bạn hãy bấm vào bất kỳ ô nào trên trang tính.
Bước 2: Bên cạnh phạm vi ô hoặc các ô đã chọn, bạn hãy bấm vào nút lỗi có hình dấu chấm than “!” được hiển thị.
Bước 3: Chọn Convert to Number. Khi đó, các số đang ở định dạng văn bản sẽ được chuyển đổi tự động trở về định dạng số.
Cách 2: Sử dụng Dán đặc biệt (Paste Special)
Bước 1: Chọn một ô trống bất kỳ và xác nhận định dạng số của hiện tại của ô đó đang là General.
Bước 2: Nhập số 1 vào ô đó và nhấn Enter.
Bước 3: Chọn ô có chứa số 1 vừa nhập và nhấn Ctrl + C.
Bước 4: Chọn ô hoặc phạm vi ô có chứa chỉ báo lỗi định dạng số ở góc trên bên trái.
Cách chọn ô hoặc phạm vi ô tương tự như cách 1 trong bài viết.
Bước 5: Tại tab Home, mục Clipboard, chọn Paste > Paste Special.
Bước 6: Chọn Multiply và nhấn OK.
Một số chương trình kế toán sẽ hiển thị giá trị âm ở tận cùng bên phải (chẳng hạn như 129-) khiến cho giá trị này sẽ ở định dạng văn bản khi được nhập vào Excel.
Để chuyển đổi chuỗi văn bản này thành định dạng số cho phép tính toán, bạn phải dùng công thức để trả về tất cả các ký tự của chuỗi văn bản trừ ký tự âm ở tận cùng bên phải. Sau đó, nhân kết quả này với –1.
Cụ thể ở ví dụ sau, với công thức =LEFT(B2,LEN(B2)-1)*-1, Excel sẽ trả về giá trị -129 ở định dạng số.
Cách 3: Áp dụng định dạng số
Bước 1: Chọn ô hoặc phạm vi ô có chứa chỉ báo lỗi định dạng số ở góc trên bên trái.
Cách chọn ô hoặc phạm vi ô tương tự như cách 1 trong bài viết.
Bước 2: Tại tab Home, bấm vào dấu mũi tên mở rộng bên dưới mục Number (Number Format).
Bước 3: Cửa sổ Formal Cells hiện lên, ở tab Number, chọn định dạng số mong muốn:
- General: Định dạng số chung, không kèm bất kì định dạng đặc biệt nào khác.
- Number: Định dạng số thông thường, cho phép lựa chọn hiển thị số lượng số thập phân sau dấu chấm, dấu phẩy ngăn cách phần nghìn và hiển thị giá trị âm trong ngoặc đơn.
- Currency: Định dạng tiền tệ, cho phép chọn ký hiệu tiền tệ đi kèm số.
- Accounting: Định dạng kế toán, thường đi kèm ký hiệu tiền tệ và giá trị âm trong ngoặc đơn.
- Date: Định dạng ngày, tháng năm.
- Time: Định dạng giờ.
- Percentage: Định dạng phần trăm.
- Fraction: Định dạng phân số.
Bài viết đã chia sẻ đến bạn cách kiểm tra lỗi định dạng số trong Excel cũng như cách sửa lỗi định dạng số hiệu quả. Mong rằng bạn sẽ thực hiện thành công. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy để lại bình luận bên dưới bài viết để được giải đáp nhé!
Siêu thị Điện máy XANH