Microsoft Excel là một công cụ quan trọng đối với nhiều người trong nỗ lực học tập và chuyên môn của họ. Một thách thức thường xuyên mà người dùng gặp phải là gặp phải thông báo lỗi "Excel cannot open the file because the file format or file extension is not valid". Vấn đề này thường phát sinh khi cố gắng mở file Excel, hoạt động hiệu quả như một rào cản ngăn chặn quyền truy cập vào các file dữ liệu quan trọng.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào ý nghĩa của thông báo lỗi này và quan trọng nhất là cách giải quyết để lấy lại quyền truy cập vào dữ liệu quan trọng của bạn. Cho dù sự cố là định dạng hoặc phần mở rộng file Excel không hợp lệ hay không thể mở file Excel do hỏng, hãy yên tâm, sẽ có giải pháp dành cho trường hợp của bạn.

Giải pháp 1: Kiểm tra phần mở rộng file bảng tính

Bước đầu tiên để giải quyết vấn đề “Excel file format or file extension is not valid” là xác minh rằng phần mở rộng file tương ứng với định dạng file thực tế. Thông thường, các bảng tính được tạo trong Excel 2007 hoặc các phiên bản mới hơn sử dụng .xlsx làm phần mở rộng file, trong khi các phiên bản cũ hơn sử dụng .xls. Phần mở rộng file không chính xác có thể khiến Excel không nhận ra file là hợp lệ.

1. Nhấn Windows + E để mở File Explorer. Điều hướng đến tab View và đảm bảo hộp File name extensions được chọn.

2. Nhấp chuột phải vào file Excel có vấn đề và chọn Rename.

3. Hãy thử thay đổi phần mở rộng file thành phần mở rộng chính xác, nếu có. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các dịch vụ chuyển đổi file trực tuyến, nơi bạn upload file lên và chọn định dạng đầu ra mong muốn.

Giải pháp 2: Sửa file Excel bị hỏng

Nếu bạn vẫn thấy thông báo lỗi thì có thể file Excel của bạn bị hỏng. Trong những trường hợp như vậy, 4DDiG File Repair có thể là một công cụ hữu ích. Phần mềm thân thiện với người dùng này có khả năng giải quyết nhiều vấn đề khác nhau về file, bao gồm các vấn đề về tài liệu Excel không mở được hoặc hiển thị nội dung trống. Ngoài ra, 4DDiG File Repair hỗ trợ các định dạng file khác như Word, PowerPoint và PDF.

Dưới đây là cách khắc phục sự cố “Excel file format or file extension is not valid” bằng cách sử dụng 4DDiG File Repair:

1. Cài đặt và khởi chạy 4DDiG File Repair trên Windows hoặc Mac của bạn. Truy cập tính năng File Repair từ thanh bên trái, sau đó nhấp vào Add File(s) để upload tài liệu Excel bị hỏng của bạn.

2. Nhấp vào Start Repair để bắt đầu quá trình sửa chữa. 4DDiG File Repair sẽ phân tích và cố gắng khắc phục mọi sự cố trong file của bạn.

3. Sau khi sửa chữa, hãy xem lại nội dung file để xác nhận tính toàn vẹn của chúng. Sau đó, sử dụng tùy chọn Export hoặc Export Selected để lưu các file Excel đã sửa chữa vào máy tính của bạn.

Giải pháp 3: Sửa đổi quyền đối với file

Một cách khác để giải quyết vấn đề “Excel cannot open the file” là đảm bảo bạn có các quyền cần thiết đối với file. Đây là cách bạn có thể kiểm tra và sửa đổi quyền của mình:

1. Nhấp chuột phải vào file bạn không thể truy cập và chọn Properties.

2. Chuyển đến tab Security, sau đó nhấp vào nút Edit.

3. Trong phần Group or user names, chọn tài khoản người dùng của bạn và sau đó cấp cho nó Full Control.

4. Nhấp vào Apply > OK để xác nhận và lưu các thay đổi của bạn.

Giải pháp 4: Sử dụng tính năng Open and Repair

Để sửa file Excel bị lỗi, bạn có thể sử dụng tính năng Open and Repair, một công cụ có sẵn trong Microsoft Excel. Mặc dù hữu ích nhưng hãy lưu ý rằng nó có thể không hoạt động đối với các file bị hỏng nghiêm trọng. Dưới đây là cách sử dụng tính năng này để giải quyết vấn đề “Excel file extension not valid”:

1. Mở Microsoft Excel và chuyển đến tab File. Sau đó, chọn Open > Browse.

2. Tìm và chọn file Excel có vấn đề.

3. Thay vì nhấp trực tiếp vào Open, hãy nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh và chọn Open and Repair từ menu.

4. Nhấp vào Repair để bắt đầu quá trình sửa chữa.

Giải pháp 5: Khôi phục phiên bản trước bằng File History

Nếu lỗi “Excel file extension not valid” vẫn tiếp diễn, hãy xem xét khôi phục phiên bản trước của file. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng điều này có thể dẫn đến việc mất nội dung gần đây. Đây là cách thực hiện:

1. Nhấp chuột phải vào bảng tính và chọn Properties từ menu ngữ cảnh.

2. Điều hướng đến tab Previous Versions. Nếu File History được bật trước, bạn sẽ thấy danh sách các phiên bản trước của file.

3. Chọn phiên bản bạn muốn khôi phục và nhấp vào Restore.

Giải pháp 6: Khôi phục workbook chưa được lưu

Một phương pháp khác liên quan đến việc sử dụng các tính năng tích hợp sẵn của Excel để khôi phục mọi phiên bản trước đó của workbook của bạn.

1. Mở MS Excel và đi tới File > Info ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ.

2. Chọn Manage Workbook > Recover Unsaved Workbook.

3. Từ danh sách các file được hiển thị, hãy mở file không thể truy cập được rồi lưu nó.

Giải pháp 7: Mở MS Excel ở Safe Mode

Việc giải quyết vấn đề “Excel cannot open because the file format is not valid” đôi khi có thể đơn giản là khởi động máy tính của bạn vào Safe Mode. Điều này đặc biệt hiệu quả khi Excel xung đột với driver cụ thể hoặc phần mềm của bên thứ ba. Đây là cách vào Safe Mode:

1. Nhấn Windows + R trên bàn phím và nhập excel/safe vào hộp thoại Run.

2. Mở Microsoft Excel ở Safe Mode, nhấp vào File > Options.

3. Trong menu Options, hãy chuyển đến phần Add-ins. Sau đó chọn COM Add-ins và nhấp vào Go.

4. Bỏ chọn một trong các add-in từ danh sách xuất hiện và nhấp vào OK.

Giải pháp 8: Tắt tính năng Protected View

Lỗi “Excel cannot open the file” cũng có thể xuất phát từ tính năng Protected View trên Excel chứ không chỉ là đuôi file không hợp lệ hay file bị hỏng. Để tắt tính năng này, hãy làm theo các bước sau:

1. Mở MS Excel, nhấp vào File ở góc trên cùng bên trái, sau đó chọn Options ở cuối thanh bên trái.

2. Nhấp vào nút Trust Center Settings.

3. Trong Trust Center, chọn Protected View từ thanh bên trái. Bỏ chọn cả ba tùy chọn và lưu các thay đổi.