Power Query là một công cụ trong bộ phần mềm Microsoft Power BI và Excel giúp tự động hóa dữ liệu mạnh mẽ. Đây là một công cụ khá hữu ích khi sử dụng Excel, hãy cùng tìm hiểu Power Query là gì và cách sử dụng cực cơ bản nhất.

Power Query là gì? 

Power Query là một công cụ mạnh mẽ được phát triển bởi Microsoft, có sẵn trong các phiên bản Excel từ 2016 trở đi. Công cụ này được thiết kế để hỗ trợ người dùng trong việc kết nối, trích xuất và biến đổi dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Nó tự động hóa quy trình xử lý dữ liệu, giúp người dùng thực hiện các công việc như làm sạch dữ liệu, tái cấu trúc bảng, và gom dữ liệu từ nhiều tệp Excel vào một tệp duy nhất một cách dễ dàng.

Ngoài ra, Power Query còn cho phép người dùng nhập dữ liệu từ nhiều loại tệp khác nhau và chuyển đổi chúng sang định dạng mong muốn, từ đó làm cho việc phân tích và trực quan hóa dữ liệu trở nên đơn giản hơn. Hơn nữa, Power Query giúp tạo ra các quy trình có thể tái sử dụng cho các hoạt động phân tích sau này.

Nhờ vào những tính năng nổi bật của Power Query, rất nhiều người dùng đã tìm thấy sự hỗ trợ trong việc làm việc và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả hơn, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.

Power Query xử lý dữ liệu như nào?

Power Query cho phép người dùng thực hiện quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL) từ nhiều nguồn khác nhau vào Excel hoặc Power BI. Dưới đây là bốn giai đoạn hoạt động của Power Query:

Kết nối

Trong giai đoạn đầu tiên, người dùng thiết lập kết nối với nguồn dữ liệu mà họ muốn truy xuất. Power Query hỗ trợ nhiều loại nguồn, bao gồm cơ sở dữ liệu, tệp tin và trang web. Người dùng cũng có thể cung cấp thông tin xác thực hoặc quyền truy cập cần thiết trong giai đoạn này.

Chuyển đổi

Khi dữ liệu đã được nhập vào Power Query, người dùng có thể áp dụng nhiều công cụ khác nhau để làm sạch, cấu trúc lại và chuyển đổi dữ liệu theo nhu cầu của họ. Các thao tác biến đổi phổ biến bao gồm loại bỏ dữ liệu trùng lặp, lọc, hợp nhất, tách cột và xoay dữ liệu.

Kết hợp

Power Query cũng cung cấp khả năng kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau thông qua các kỹ thuật đa dạng. Người dùng có thể hợp nhất các bảng hoặc thêm, nối dữ liệu bằng các khóa chung. Giai đoạn này rất hữu ích cho việc tích hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau vào một cái nhìn tổng thể duy nhất.

Lưu trữ

Cuối cùng, người dùng xác định nơi mà dữ liệu đã được biến đổi sẽ được lưu trữ. Họ có thể tải dữ liệu vào bảng tính Excel hoặc báo cáo Power BI, hoặc thiết lập kết nối với nguồn dữ liệu để dữ liệu tự động được làm mới khi có thay đổi.

Cách kích hoạt Power Query trong Excel

Power Query là một tiện ích bổ sung miễn phí dành cho Excel 2010 và 2013, có thể dễ dàng tải xuống từ trang web của Microsoft. Để cài đặt, chỉ cần nhấp vào tại đây, chọn phiên bản phù hợp với hệ điều hành của bạn và Power Query sẽ được cài đặt trên máy tính.

Từ Excel 2016 trở đi, Power Query đã được tích hợp sẵn trong phần mềm. Bạn có thể tìm thấy nó trong tab Data => Get & Transform Data.

Hướng dẫn sử dụng Power Query trong Excel 2016 cơ bản nhất

Bước 1: Mở Excel
Khởi động ứng dụng Excel và chọn một bảng tính mới.

Bước 2: Truy Cập Tab Data
Chuyển đến tab Data trên thanh công cụ của Excel.

Bước 3: Sử Dụng Công Cụ Power Query
Tại đây, trong nhóm “Get & Transform Data”, bạn sẽ thấy các tùy chọn như “Get Data”, “Recent Sources” và “Existing Connections”. Đây chính là công cụ Power Query mà bạn cần.

Cách sao chép và di chuyển Power Query trong Excel

Việc sao chép các truy vấn Power Query là một tính năng hữu ích khi làm việc với nhiều bảng tính hoặc sổ làm việc. Hãy làm theo các bước sau để nhân đôi hoặc di chuyển các truy vấn Power Query của bạn:

Bước 1: Mở Bảng Tính
Đi đến bảng tính mà bạn muốn sao chép truy vấn. Tại đây, bạn có thể thấy bảng tính Excel với Power Query, và chúng ta sẽ sao chép truy vấn của bảng tính này sang một bảng tính mới.

Bước 2: Chọn Queries
Đi đến mục Data ở phía trên của thanh Ribbon và sau đó chọn Queries & Connections.
Việc chọn Queries & Connections sẽ mở tab Query, từ đó chúng ta có thể sao chép truy vấn sang bảng tính mới.

Bước 3: Nhấp Chuột Phải Vào Query
Bây giờ chỉ cần nhấp chuột phải vào Query và chọn tùy chọn Copy.
Chúng ta đã sao chép thành công truy vấn từ tab Queries & Connections và giờ có thể dán vào bảng tính mới.

Bước 4: Sao Chép Truy Vấn
Mở bảng tính nơi bạn muốn sao chép truy vấn.
Một bảng tính mới sẽ được mở ra, nơi chúng ta sẽ dán truy vấn đã sao chép từ bảng tính trước.

Bước 5: Điều Hướng Đến Data và Chọn Queries & Connections
Đi đến mục Data ở phía trên của thanh Ribbon và chọn Queries & Connections trên bảng tính mới.
Dán truy vấn vào tab Queries & Connections trong bảng tính mới sẽ áp dụng các bộ lọc và nhập dữ liệu trước đó.

Bước 6: Dán Truy Vấn
Bây giờ dán truy vấn Query đã sao chép vào cửa sổ truy vấn. Bạn đã sao chép thành công truy vấn nguồn. 

Trên đây đã hướng dẫn bạn cách sử dụng Power Query trong Excel cách cơ bản nhất! Chúc các bạn thực hiện thành công.