Một trong những cách chính để nhập thông tin cho một bảng là thông qua chế độ Datasheet. Trong chương 1 “Làm quen với Access”, bạn đã được biết cách nhập dữ liệu cho bảng sử dụng Access datasheet. Bây giờ bạn đã tạo được bảng riêng, và sẵn sàng bắt đầu sử dụng chế độ Datasheet để nhập thông tin.
Chế độ Datasheet hiển thị như hình 1. Cách trình bày thực tế của Datasheet có thể khác một chút, nó phụ thuộc vào trường bạn đã lấy khi xác định bảng. Nhưng không cần phải chú ý đến các trường, tất cả các thao tác trong Datasheet đều giống nhau.
Hình 1: Chế độ Datasheet view
Lưu ý là con trỏ nhấp nháy ở trường đầu tiên của bản ghi đầu tiên trong bảng. Access sẽ chờ cho bạn bắt đầu nhập thông tin. Để làm được, chỉ cần gõ từ bàn phím vào đó. Nếu muốn chuyển từ trường này tới trường kia, nhấn phím Enter hoặc phím Tab.
Chú ý: Bỏ qua trường (bằng cách nhấn phím TAB) đang chứa nội dung nào đó (như trường đầu tiên ở hình 1, chứa sự chỉ định là AutoNumber). Một khi bảng này đã được thiết lập để trường AddressID là trường mang khóa chính, thì Acess sẽ tự động điền vào trường này. |
Khi bắt đầu nhập thông tin vào bảng, chú ý là Access giả thiết bạn đang bắt đầu nhập ở một bản ghi. Hình 2 biểu hiện Access thêm một bản ghi ở bên dưới, và biểu tượng bút chì được đặt phía bên trái bản ghi hoặc nơi bản ghi đang thực hiện.
Hình 2: Thêm một bản ghi trong Access
Bạn sẽ tiếp tục thêm thông tin cho bản ghi. Nhấn phím TAB hoặc ENTER cho đến khi hoàn thành trường cuối cùng. Lần lượt như vậy, bạn sẽ nhập được thông tin cho trường đầu tiên của bản ghi tiếp theo. Bạn có thể trở lại trường trước đó bằng cách nhấn tổ hợp phím SHIFT + TAB. Sau khi kết thúc với một bản ghi và tiến hành tới các bản ghi khác, Access tự động lưu sự thay đổi của bạn (chú ý rằng biểu tượng bút chì được di chuyển từ phía bên trái của bản ghi đã được lưu).
Di chuyển quanh bảng
Trong khi số các bản ghi ở bảng tăng thêm, bạn có thể sử dụng các phím tắt khác nhau để di chuyển nhanh từ một bản ghi tới bản ghi khác hoặc trong các trường của một bản ghi. Bảng 1 liệt kê các phím bạn có thể sử dụng để điều hướng trong bảng.
| Phím/Tổ hợp phím | Hành động |
| TAB | Di chuyển tới trường tiếp theo. |
| SHIFT+TAB | Di chuyển tới trường liền trước. |
| ENTER | Di chuyển tới trường tiếp theo |
| Phím mũi tên sang phải | Di chuyển tới trường tiếp theo |
| Phím mũi tên sang trái | Di chuyển tới trường liền trước. |
| Phím mũi tên xuống | Di chuyển tới bản ghi tiếp theo |
| Phím mũi tên lên | Di chuyển tới bản ghi liền trước. |
| PAGE DOWN | Di chuyển xuống một màn ảnh của các bản ghi. |
| PAGE UP | Di chuyển lên một màn ảnh của các bản ghi. |
| HOME | Di chuyển tới trường đầu tiên tại bản ghi hiện thời. |
| END | Di chuyển tới trường cuối cùng tại bản ghi hiện thời. |
| F5 | Nhảy tới một số bản ghi cụ thể |
| CTRL+ Phím mũi tên xuống | Di chuyển tới trường hiện thời của bản ghi cuối trong bảng. |
| CTRL+ Phím mũi tên lên | Di chuyển tới trường hiện thời của bản ghi đầu tiên trong bảng. |
| CTRL+PAGE DOWN | Di chuyển tới trường cuối phía bên phải của một bản ghi |
| CTRL+PAGE UP | Di chuyển tới trường đầu tiên phía bên trái một bản ghi |
| CTRL+HOME | Di chuyển tới trường đầu tiên của bản ghi đầu tiên trong bảng |
| CTRL+END | Di chuyển tới trường cuối của bản ghi cuối trong bảng |
| CTRL+ALT+END | Di chuyển tới trường cuối của một bản ghi mới (cuối bảng) |
Bảng 1: Các điều hướng trong bảng
Những phím tắt nhập dữ liệu
Kèm theo các phím được liệt kê ở bảng 1, Access cung cấp một số các phím tắt để sử dụng khi nhập dữ liệu. Một vài phím tắt bạn đã biết, sử dụng chúng để bắt đầu các hàm menu. Khi chọn một menu Access, Access hiển thị các phím tắt phía bên phải mỗi menu. Bảng 2 liệt kê các phím tắt bạn có thể sử dụng để nhập dữ liệu nhanh nhất.
| Tổ hợp phím | Hành động |
| CTRL+; | Chèn ngày tháng hiện tại. |
| CTRL+ALT+SPACEBAR | Chèn giá trị mặc định cho một trường (nếu có nhiều trường) |
| CTRL+' | Chèn thêm giá trị giống như giá trị ở trường của bản ghi liền kề trước. |
| CTRL+" | Chèn thêm giá trị giống như giá trị ở trường của bản ghi liền kề trước. |
| CTRL+ENTER | Chèn thêm một dòng mới với trường hiện thời |
| CTRL+PLUS SIGN | Chấp nhận bản ghi hiện thời và thêm một bản ghi mới |
| CTRL+- | Xóa bản ghi hiện thời |
| SHIFT+ENTER | Lưu sự thay đổi cho bản ghi hiện thời, nhưng còn lại ở trong trường. |
Bảng 2: Các phím tắt dùng để nhập dữ liệu
Thoát khỏi chế độ Datasheet
Khi đã nhập xong thông tin, bạn phải chắc chắn là muốn để lại hoặc tắt chế độ Datasheet. Việc này Access cho bạn làm với bảng và tiếp tục thực hiện các thao tác khác. Có hai cách chính bạn có thể tắt chế độ Datasheet: lựa chọn công cụ Design view hoặc kích chuột vào biểu tượng Close (X) phía góc trên bên phải Datasheet.
Công cụ Design view là công cụ luôn nằm bên trái trong toolbar. Kích chuột vào công cụ này để hiển thị cách khác của bảng. Màn hình hiển thị như hình 3.
Hình 3: Chuyển đổi chế độ Design view
Khi chuyển sang chế độ Design view, công cụ Design view thay đổi từ công cụ Datasheet. Kích chuột vào công cụ Datasheet sẽ hiển thị chế độ Datasheet dạng bảng lần nữa. Khi làm việc ở chế độ Design view (hình 3), Access cho phép bạn thay đổi cách sắp xếp bảng. Chế độ Design view hiển thị giống như trường bạn thiết lập khi sử dụng Table Wizard ở đầu chương. Trong chương 3, bạn sẽ học nhiều hơn về cách sử dụng chế độ Design view.
Để thoát khỏi cửa sổ Datasheet hoặc Design view, kích chuột vào biểu tượng Close (X) ở góc trên bên phải cửa sổ. Access sẽ đóng cửa sổ lại và xuất hiện cửa sổ Database. Bảng mới của bạn (Addresses) được liệt kê trong bảng có sẵn của cửa sổ Database. Khi muốn làm việc với thông tin trong bảng, bạn có thể kích đúp chuột vào tên bảng hoặc lựa chọn tên bảng và kích chuột vào nút Open.