Một trong những phương án giúp bạn có thể lấy lại nội dung các file văn bản Word khi bị lỗi đó là tạo bản sao lưu. Khi file văn bản gốc gặp vấn đề, hoặc xóa nhầm thì người dùng có thể dựa vào bản sao lưu đó để khôi phục lại nội dung trước đó. Và trên công cụ soạn thảo Word, người dùng có thể cài đặt chế độ tự động tạo bản sao lưu khi nhấn Save. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn đọc cách thiết lập Word tự tạo bản sao lưu tài liệu.
Bài viết này thực hiện trên Word 2007, với phiên bản Word khác các bạn thực hiện tương tự.
Bước 1:
Tại giao diện Word, người dùng click vào biểu tượng Microsoft Office ở góc trái trên cùng giao diện.
Bước 2:
Tiếp đến người dùng nhấn chọn vào mục Word Options ở bên dưới.
Bước 3:
Chuyển sang giao diện Word Options, chúng ta nhấn chọn vào mục Advanced ở danh sách menu bên trái giao diện.
Nhìn sang nội dung bên phải người dùng tìm tới phần Save rồi tích chọn vào Always create backup copy. Như vậy tài liệu Word sẽ được tạo bản sao lưu.
Bước 4:
Nếu file văn bản của bạn có dung lượng nhỏ thì quá trình sao lưu vào ổ đĩa sẽ diễn ra nhanh chóng. Nhưng file văn bản có nội dung nặng và tăng dần hoặc nếu bạn lưu tài liệu ra thiết bị lưu trữ bên ngoài như USB, thì quá trình tạo bản sao lưu nội dung trên Word sẽ cần thời gian để tiến hành.
Nếu không muốn mất thời gian khi tiến hành sao lưu với những file Word dung lượng nặng, chúng ta có thể sử dụng tính năng sao lưu tài liệu ở chế độ nền khi click vào tùy chọn Allow background saves cũng trong giao diện Advanced trên Word Options.
Cuối cùng nhấn OK để lưu lại thay đổi và đóng hộp thoại Word Options.
Bước 5:
Trước khi bản sao lưu được tạo, người dùng cần phải lưu file tài liệu đang mở nhiều hơn một lần. Bản sao lưu sẽ nằm cùng thư mục với file văn bản gốc như hình dưới đây. Chúng ta có thể mở cũng như chỉnh sửa nội dung file sao lưu này như những tập tin thông thường.
File sao lưu bao giờ cũng bắt đầu bằng từ Backup of... có định dạng đuôi là .wbk.
Như vậy, bạn đã kích hoạt chế độ tự động tạo bảo sao lưu trên Word. Bản sao lưu sẽ chứa nội dung file gốc với nội dung được cập nhật ở lần sau cùng khi nhấn Save. Chẳng hạn nếu người dùng nhấn lưu văn bản 2 lần thì nội dung của file sao lưu sẽ là nội dung của file Word ở lần đầu tiên nhấn Save. Tuy nhiên để hạn chế những rủi ro xảy ra, bạn cần làm quen với thao tác nhấn Save ngay sau khi nhập nội dung. Hoặc điều chỉnh thời gian tự động lưu trên Word trong bài Cách thay đổi thời gian tự động lưu trong Word 2013.
Chúc các bạn thực hiện thành công!