Notion đang là ứng dụng phổ hot nhất được nhiều người yếu thíc và sử dụng bởi khả năng quản lý thời gian và công việc hiệu quả. Không chỉ là giải pháp tiện lợi cho công việc, Notion còn giúp bạn tăng cảm hứng làm việc nhờ vào giao diện sinh động, đẹp mắt cùng thao tác đơn giản, dễ thực hiện.

Vậy Notion là gì? Tính năng cụ thể của ứng dụng này là như thế nào? Hãy cùng LPTech tìm hiểu qua bài viết sau.

Notion là gì?

Notion là ứng dụng ghi chú giống như Trello, Evernote hay Google Keep. Tuy nhiên điều khác biệt của Notion chính là ứng dụng này đa-zi-năng hơn rất nhiều, cho phép người dùng ghi chép mọi thứ, lên kế hoạch cụ thể tất cả các công việc và quản lý thời gian tối ưu chỉ trong một ứng dụng duy nhất.

Theo Notion.so miêu tả, mục tiêu của ứng dụng này là all-in-one workspace, nghĩa là tạo ra không gian có thể lưu trữ mọi thứ. Thực tế cho thấy, Notion đã thực sự hiệu quả trong việc mở ra một không gian làm việc không giới hạn, không chỉ dùng để ghi chú mà còn tích hợp vô vàn các tính năng hữu ích khác như lịch, wiki, bảng, nhắc nhở,...

Ngoài ra, không chỉ thu hút người dùng bởi sự tiện dụng, Notion còn gây ấn tượng bởi giao diện đẹp mắt và sáng tạo với kho template vô cùng phong phú giúp người dùng sắp xếp công việc một cách trực quan, dễ nhìn và tạo cảm hứng để làm việc hiệu quả hơn.

Notion được ứng dụng linh hoạt và phù hợp với mọi đối tượng từ học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng cần một ứng dụng hỗ trợ học tập/ công việc đa năng hiệu quả đến các chị em nội trợ cần một app quản lý chi tiêu, công việc và sinh hoạt hằng ngày. Tất cả Notion đều có thể đáp ứng. Đặc biệt đối với các "tín đồ" yếu thích ghi chép sáng tạo thì chắc chắn không thể bỏ qua Notion. 

Hiện nay, Notion có 2 phiên phải miễn phí và trả phí. Đối với cá nhân, bạn hoàn toàn có thể sử dụng bản Notion miễn phí. Notion không có giới hạn số lượng “blocks” cũng như bản free cũng có đầy đủ các chức năng cơ bản cho người dùng sử dụng thoải mái và quản lý công việc hiệu quả.

Còn đối với bản trả phí sẽ có thêm nhiều tính năng năng cao, tính năng quản trị và bảo mật dự liệu phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu quản lý nhiều dự án và làm việc team cao hơn.

>> Xem thêm: Prioritization Matrix 101: Quản lý độ ưu tiên công việc hiệu quả

Cấu trúc của notion

Cấu trúc sắp xếp của file ghi chú của Notion khá đặc biệt so với các ứng dụng khác. Cụ thể, Notion người dùng tạo ra “page” để viết nội dung và các page này sẽ được lưu trữ thành nhiều tầng khác nhau, page nhỏ trong page lớn tương tự như sắp xếp các folder trong máy tính.

Ví dụ như bạn tạo page " Kiến thức SEO", trong page này bạn tạo nhiều page nhỏ hơn như "Content chuẩn SEO", "Link", "Tối ưu web",... Trong page "Link" bạn tạo các page con nhỏ hơn nữa như "Internal link", "External link", "Backlink" sau đó thêm nội dung vào những page con này.

Việc lưu trữ theo nhóm như thế này khiến mọi thứ trở nên dễ dàng quản lý, tìm kiếm và truy cập hơn rất nhiều.

Tính năng hữu ích của Notion

Notion là một ứng dụng ghi chú và quản lý công việc thông minh. Ngoài việc sử dụng để ghi chú, Notion còn nhiều tiện ích thú vị giúp bạn làm việc hiệu quả và thỏa sức sáng tạo. 

1. All-in-one workspace - tất cả trong một không gian

Đây là tính năng nổi bật nhất của Notion- tạo ra một không gian có thể làm mọi thứ.
Thay vì sử dụng nhiều app để xử lý công việc, Notino sẽ giúp bạn xử lý tất cả chỉ với một ứng dụng. Bạn có thể sử dụng Notion cho mọi công việc như:

1. Ghi chú nội dung cần thiết, viết tất cả những gì bạn muốn như bài luận, blog thậm chí là nhật ký. Tất cả sẽ được lưu trữ trên một không gian giúp bạn dễ dàng xem lại, điều chỉnh hay sửa đổi.
2. Lập kế hoạch công việc cụ thể hàng ngày, hàng tháng, lên lịch nhắc nhở các sự kiện, deadline công việc...Đặc biệt, bạn có thể theo dõi tiến độ công việc một cách dễ dàng và quản lý thời gian hiệu quả.
3. Quản lý thời gian và cả tài chính một cách tối ưu và dễ dàng.

2. Không gian sáng tạo và tùy biến đa dạng

Notion có sự tùy biến đa dạng. Notion cho phép mọi người có thể tự do sáng tạo không gian làm việc riêng phù hợp với nhu cầu của mình. Ngoài ra, kho template phong phú thuộc nhiều lĩnh vực cũng giúp người dùng thuận tiện trong việc thiết kế không gian làm việc. Bạn có thể thêm, bớt ghi chú, trang trí hình ảnh, màu sắc hay icon tùy theo cảm hứng và sở thích trong Notion.

Ngoài việc giúp người dùng dễ dàng sắp xếp công việc, tính tùy biến còn này giúp bạn thỏa mãn sự sáng tạo, tạo cảm hứng làm việc hiệu quả và nhanh chóng hơn.

>> Xem thêm: Canva là gì? Tận dụng Canva để sáng tạo trong thiết kế

3. Quản lý dữ liệu dễ dàng

Bạn có thể lưu trữ tất cả dữ liệu trên Notion. Ứng dụng cho phép nhiều dùng tạo ra nhiều page và đặc biệt, bạn có thể tạo page trong page. Trong mỗi page, bạn lại có thể chọn nhiều định dạng khác nhau như text, table, timeline...

Tính năng này giúp bạn sắp xếp tất cả dữ liệu một cách dễ nhớ, quản lý dữ liệu hiệu quả và dễ dàng trong việc tìm kiếm. Ngoài ra, Notion cũng có tính năng bookmark giúp bạn lưu lại một bài viết hay hoặc một thông tin chưa kịp đọc.

4. Tìm kiếm thông tin nhanh chóng

Quick Find là một trong những tính năng rất hữu ích được nhiều người dùng yêu thích. Khi cần xem lại một dữ liệu trên Notion, Quick Find sẽ giúp bạn tìm kiếm thông tin nhanh chóng thông qua từ khóa tìm kiếm hoặc thời gian lưu trữ thông tin.

5. Công cụ làm việc nhóm chuyên nghiệp

Notion giúp teamwork trở nên thuận tiện và hiệu quả. Bạn có thể tạo ra không gian làm việc nhóm chuyên nghiệp, nơi bạn và đồng đội có thể chia sẽ dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng nhận xét và chỉnh sửa tài liệu, triển khai công việc kịp thời và đảm bảo tính bảo mật.

Nhược điểm của Notion là gì?

Bên cạnh những ưu điểm và sự tiện ích thì ứng dụng Notion cũng có một số điểm hạn chế như:

1. Chỉ có thể thực hiện chỉnh sửa online, có kết nối Internet
2. Sử dụng app Notion trên điện thoại chủ yếu để xem, còn soạn thảo nội dung thì rất chậm
3. Trên laptop, notion được mở trên trình duyệt nên nếu tắt trình duyệt web thì đồng thời cũng tắt đi Notion.
4. Khả năng bảo mật các thông tin cá nhân ( password, tài khoản ngân hàng,..) chưa cao
5. Notion cho phép viết nội dung tiếng việt tuy nhiên các mục và công cụ trên Notion đều hoàn toàn ở tiếng Anh.
6. Một số ứng dụng chưa thể liên kết với Notion. Mục tiền tệ trên app cũng chưa hỗ trợ tiền Việt, gây khó khăn khi bạn muốn quản lý chi tiêu.

Hướng dẫn tải ứng dụng Notion

Với nhiều ưu điểm và tính năng vượt trội, Notion xứng đáng là một ứng dụng tuyệt vời mà mất kỳ ai cũng nên sử dụng.

Bạn có thể dễ dàng tải và sử dụng Notion trên nhiều nền tảng khác nhau như iOS, Android, macOS, Windows. Ngoài ra, ứng dụng này cũng cho phép người dùng đồng bộ thông tin giữa laptop và điện thoại một cách dễ dàng. Bạn có thể sử dụng Notion mọi lúc, mọi nơi.

Hướng dẫn sử dụng Notion:

Bước 1: Đầu tiên để sử dụng Notion bạn cần tiến hành đăng ký tài khoản. Bạn truy cập trang Notion.so tại đây và tiến hành đăng ký tài khoản mới bằng email hoặc tài khoản google.

Bước 2: Ứng dụng sẽ hỏi bạn dùng plan Notion như thế nào. Nếu là người dùng cá nhân, bạn chọn For myself. Nếu sử dụng để làm việc nhóm, bạn chọn With my team. Tuy nhiên, bạn vẫn có thay đổi lựa chọn sau khi sử dụng.

Bước 3: Sau khi chọn cách dùng plan, bạn click Take me to Notion để bắt đầu.

Một vài lưu ý: Khi mới bắt đầu, Notion sẽ hiển thị giao diện mặc định. Bạn có thể tiến hành sáng tạo không gian làm việc theo phong cách riêng. Một số lệnh giúp tạo “blocks” nhanh mà bạn cần biết như:

/h1, /h2, /h3: tạo ra các dòng tiêu đề 1, 2, 3

/page : tạo trang mới

/to = /todo-list : tạo todo -list

/bu = /bulleted list : tạo danh sách có không đánh số

:/nu = /numbered list : Tạo danh sách có đánh số.

Lời kết

Notion là một ứng dụng ghi chép và quản lý công việc thông minh cho mọi người. Ngoài việc ứng dụng cho công việc, Notion vẫn còn rất nhiều tính năng thú vị để bạn khám phá. Vì thế, hãy thử trải nghiệm Notion ngay hôm nay.

>> Xem thêm: Tổng hợp 12 công thức viết content đỉnh cao hiệu quả thu hút người xem

Tác giả: Nguyễn Thị Phương Dung